Los sistemas de información modernos es un término que normalmente se refiere al almacenamiento y posterior recuperación de datos en una organización. Muchas empresas que han existido desde antes del comienzo de la era digital (alrededor del año 2000) habrán almacenado la mayoría de sus documentos relacionados con todos los aspectos de su negocio en papel en archivos físicos.
Con los avances tecnológicos actuales, el medio físico de almacenamiento de documentos es claramente la opción menos práctica. Las ventajas del almacenamiento digital son:
Solo aquellos a los que se les concede acceso pueden ver datos confidenciales, sin necesidad de emplear un guardia de seguridad o gastar dinero en la protección física de los documentos.
- Más espacio en las instalaciones
Las empresas que han existido durante décadas tendrían miles de documentos almacenados, lo que significa que debe haber un lugar para que estén. Con todo condensado hasta el tamaño de un disco duro, una empresa de repente tiene mucho espacio libre que se puede utilizar para aumentar la productividad.
Las bases de datos de documentos almacenados digitalmente significan que una búsqueda basada en computadora puede devolver información relevante en segundos, sin la necesidad de buscar en grandes volúmenes físicos. En la mayoría de los casos, también significa que es más o menos imposible perder un documento importante.
Hay empresas que se especializan en ayudar a las empresas a trasladarse a sistemas de información modernos. Preview Services en Hampton, Reino Unido, ha estado funcionando durante varios años y ofrece un servicio completo que escanea documentos físicos, guarda un formulario digital y luego destruye el documento original para evitar problemas relacionados con la protección de datos.