¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la organización matricial?

La gestión de matrices es una forma de gestión en la que las personas que tienen habilidades en áreas similares se colocan juntas para completar ciertas asignaciones. La principal ventaja de este tipo de gestión es que permite a los miembros del equipo compartir cualquier información más libremente a través de fronteras que de otro modo habrían existido.

Otra gran ventaja es que se pueden elegir personas que se adapten a los requisitos de un proyecto y el equipo será más dinámico y podrá abordar determinados problemas de diferentes formas. Habrá un gerente de proyecto designado que es responsable de completar las tareas, por lo que los trabajadores sabrán ante quién son responsables y el gerente de proyecto conocerá los plazos específicos y las limitaciones presupuestarias del proyecto.

Algunas desventajas de los estilos de gestión matricial incluyen un conflicto sobre la asignación de recursos entre los gerentes de línea y los gerentes de proyecto. Si un equipo tiene demasiada independencia, los proyectos pueden ser más difíciles de administrar que si fueran monitoreados más de cerca. Puede haber un aumento en el costo si se requieren más gerentes para administrar los equipos de proyecto. Las personas también pueden necesitar aprender nuevas habilidades y abordar rápidamente ciertos problemas, incluido el manejo de los demás y de ellos mismos.

La estructura de gestión matricial ahora se considera en gran medida la forma preferida de organización y la sensación general es que la estructura puede permitir un uso más eficaz de los recursos, incluido el recurso humano, además de hacer de la empresa en cuestión un lugar más cómodo y satisfactorio para trabaja. Los equipos solo pueden existir durante la duración del proyecto y luego pasar a trabajar en diferentes equipos dependiendo de las habilidades que posean las personas. Esto podría clasificarse como una ventaja, ya que los trabajadores pondrán en práctica sus habilidades en las áreas en las que más se destacan.

La organización matricial es una estructura organizativa en la que el trabajo se divide en proyectos. Cada proyecto es un centro de beneficios y es atendido por el director del proyecto. Cada equipo de proyecto tiene empleados de nivel funcional que reportan a sus respectivos gerentes funcionales y a su gerente de proyecto. Las ventajas de dicha estructura son las siguientes:
- Ideal para organizaciones basadas en proyectos
- Reparto de recursos
- Reducción de costos
- Mejor coordinación entre el equipo
- Mejor equilibrio entre tiempo, costo y desempeño
- Autoridad y responsabilidad compartidas

Las desventajas son:
- Dos jefes pueden crear conflictos de autoridad
- Aplicabilidad limitada

En la estructura matricial, el personal y otros recursos que requiere un gerente de proyecto no se asignan permanentemente al proyecto, sino que se obtienen de un grupo controlado y monitoreado por un gerente funcional. El personal requerido para realizar funciones específicas en un proyecto en particular se detalla durante el período necesario y luego se devuelve al control del gerente funcional para su reasignación. Los supervisores de disciplina son responsables de los esfuerzos de los grupos que constituyen el personal asignado al proyecto y de otros recursos necesarios. Los miembros de los grupos y sus supervisores están a cargo de la realización oportuna de las diferentes tareas y son responsables ante el director del proyecto y el director funcional.
Ejemplo: un ingeniero asignado por un período específico para diseñar un subsistema de un proyecto es responsable ante el gerente funcional de completar la tarea según lo programado y ante el gerente de proyecto de proporcionar un diseño aceptable. Los dos gerentes reportan a un ejecutivo de matriz.
El director del proyecto en la matriz trabaja con el director funcional para establecer los requisitos de recursos y su utilización del cronograma en el proyecto, y para elaborar las revisiones necesarias a medida que avanza el esfuerzo del proyecto. El gerente funcional es responsable de asegurar que los recursos se utilicen de la mejor manera que sirva a los intereses de la organización. El rol formal del ejecutivo de matriz o de la gerencia de alto nivel es similar al del subordinado superior del puesto. El gerente general está literalmente encima o fuera de la estructura de la matriz básica y, por lo tanto, debe tener una perspectiva clara de todas las actividades y el personal dentro de la matriz. Aquí, sin embargo, termina la similitud. El gerente general lidera una estructura de mando dual, la funcional y la jerarquía de proyectos,que debe equilibrarse mediante una cuidadosa combinación de estilos de gestión autocráticos y cooperativos. Se requiere participación, por ejemplo, en el arbitraje de disputas técnicas y en la asignación de recursos. La autocracia es esencial para el establecimiento, cumplimiento y revisión de prioridades entre las entidades funcionales y del proyecto dentro de la matriz. Este rol involucra las tres principales preocupaciones gerenciales:

• equilibrio de poder: el equilibrio de poder implica la asignación de presupuestos de funciones y de proyectos, la organización de las asignaciones de personal y la aplicación de presiones de cronograma y otros.
• gestión del contexto de decisión: la gestión del contexto de decisión se logra mediante el establecimiento de estrategias, políticas y sistemas de control para asegurar que las decisiones se tomen para beneficiar a la organización en general en lugar de al departamento o proyecto funcional individual.
• Establecimiento de estándares: los estándares de alto rendimiento comienzan desde arriba. Deben ser establecidos y ejecutados por el gerente general, ya que éste es el único puesto en la matriz con la perspectiva y el poder para exigir un desempeño de máxima calidad.

Ventajas de la organización matricial
• Intenta retener los beneficios de ambas estructuras (organización funcional y estructura del equipo del proyecto).
• Coordina los recursos de una manera que los aplica de manera efectiva a diferentes proyectos.
• El personal puede conservar la membresía en los equipos y sus colegas funcionales del departamento.

Desventajas de la organización matricial
• Potencial de conflicto entre grupos funcionales versus grupos de proyectos.
• Mayor sobrecarga administrativa.
• Aumento de los gastos generales de gestión

Las ventajas de una matriz incluyen:

• Se pueden elegir individuos de acuerdo con las necesidades del proyecto.  
• El uso de un equipo de proyecto que es dinámico y capaz de ver los problemas de una manera diferente, ya que los especialistas se han reunido en un nuevo entorno.
• Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto dentro de un plazo y presupuesto específicos.
Mientras que las desventajas incluyen

• Un conflicto de lealtad entre los gerentes de línea y los gerentes de proyecto sobre la asignación de recursos.
• Si los equipos tienen mucha independencia puede ser difícil de controlar.
• Los costos pueden aumentar si se crean más gerentes (es decir, gerentes de proyecto) mediante el uso de equipos de proyecto.

`reducción de costos de recursos compartidos. Mejor coordinación entre el equipo. Autoridad y responsabilidad compartidas. El personal tetain membresía. Atiende a retener los beneficios de ambas estructuras.

Capacidad limitada. Potencial de conflicto entre grupos funcionales y de proyectos. Mayor sobrecarga administrativa. Aumento de los gastos generales de gestión