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P2 Describir cómo se usa la información para una variedad de propósitos en una organización seleccionada.
Las organizaciones se construyen alrededor de una colección de funciones, cada una de las cuales brinda soporte al negocio. Cada departamento funcional tiene un propósito específico dentro de una organización para lograr sus objetivos. Las áreas funcionales más comunes de una organización se analizan a continuación.
En una organización grande, cada departamento funcional puede estar separado, mientras que las organizaciones más pequeñas pueden tener departamentos integrados, las organizaciones más pequeñas pueden llevar a cabo tareas y responsabilidades de cada departamento funcional, pero sin los recursos dedicados para respaldarlo. Por ejemplo, una pequeña tienda que vende refrescos necesitaría vender, promover, comprar acciones, distribuirlas y financiarlas, pero todas estas funciones pueden ser realizadas por una sola persona.
Los departamentos dentro de una organización deben comunicarse entre sí para asegurarse de que comparten información y buenas prácticas; Para garantizar que esto suceda de manera eficaz, es necesario tomar una serie de medidas. El primero es asegurarse de que exista una buena estructura organizativa con los niveles adecuados. En segundo lugar, se deben tomar medidas para garantizar que el flujo de información entre los niveles de una organización sea abierto y fluido.
Ventas
El equipo de ventas se ocupa de los clientes y genera pedidos. Las técnicas utilizadas para generar ventas varían entre organizaciones, pero algunas de las más comunes son las ventas telefónicas, puerta a puerta, publicidad y ventas directas a través de representantes. El departamento de ventas también puede proporcionar funciones de apoyo a otros departamentos, especialmente si la organización no tiene un departamento de marketing o servicio al cliente dedicado.
Las funciones de ventas son fundamentales para el éxito de una organización porque proporciona el vínculo directo con los clientes y genera ingresos.
Adquisitivo
El departamento de compras es responsable de monitorear cuántos productos o existencias se requieren en un momento dado y comprar en consecuencia. El departamento de compras también puede ser responsable de comprar productos consumibles, como papelería, dentro de la organización.
Fabricación
Dependiendo del tipo de organización, uno de los departamentos funcionales puede ser fabricación, que se ocuparía de todo el procesamiento de productos o servicios.
Las grandes organizaciones nacionales o multinacionales que ofrezcan una amplia gama de productos o servicios ciertamente necesitarían un departamento de fabricación para encabezar el desarrollo de productos.