Каковы функции офис-менеджера?

Он должен контролировать свой офис. Офис-менеджер важен для бесперебойной работы организации. Он отвечает за связи с общественностью. Он помогает другим отделам достигать своих целей. Он полностью контролирует работу, выполняемую в офисе. Он должен выбрать (он подбирает подходящих людей для подходящей работы. Ему придется работать и внимательно следить за тем, чтобы политика, установленная руководством, выполнялась. Он является связующим звеном между высшим руководством и рабочими. Рабочие подходят к нему за их жалобы и трудности, и менеджер должен их исправить.Если он не может сделать необходимое, он должен передать это руководству.

Он должен работать и охранять фирму, где он офис-менеджер; его основной долг перед руководством и второстепенный долг перед рабочими. Он должен нравиться обеим сторонам; если каждую из сторон раздражают или игнорируют, он будет считаться плохим менеджером. Он должен выбрать подходящего человека на подходящую работу, для чего он приглашает заявки, проводит собеседования и подбирает персонал.

От него зависит дисциплина в офисе. Подчиненные должны соблюдать правила и принципы управления. Он должен иметь способность говорить. Новые методы не могут быть приняты без полного объяснения. Он должен убедить других в фактах.

Основная задача офицера-менеджера - контролировать работу офиса. В офисе есть различные функции и секции, поэтому задача офис-менеджера состоит в том, чтобы планировать, а также координировать все эти функции друг с другом, чтобы все работали в одном направлении. В небольших организациях он / она также может участвовать в найме и увольнении людей. Он заказывает расходные материалы для офиса, определив, что и в каком количестве будет необходимо. В дополнение к этому, он / она также должен выполнять общие офисные обязанности. Иногда офис-менеджер отвечает также за бухгалтерский учет и расчет заработной платы. Менеджер может нести ответственность за управление потоком информации внутри организации и заботу о корпоративных гостях, когда они прибывают. Но все это зависит от компании;каждая организация ожидает от своих офис-менеджеров чего-то другого.

Это будет варьироваться от офиса к офису. Как правило, в его обязанности входит следить за тем, чтобы все подчиненные ему сотрудники выполняли свою работу правильно и своевременно.

Менеджер фронт-офиса отвечает за все обязанности по работе ресепшн, включая обучение персонала, межведомственное общение и планирование работы персонала. Менеджер фронт-офиса
должен обладать сильными коммуникативными навыками и демонстрировать лидерские качества.

Менеджеры в офисе постоянно заняты посещением телефонных звонков, и если в какой-то момент они получат одно или несколько писем из дневника и диспетчерской или из другого источника, он срочно доставит его своему PA или другим сотрудникам, но, в конце концов, он ничего не делает. но себе выше в офисе.

Эффективный офис-менеджер обеспечивает прочную основу для
бизнеса. Они следят за работой персонала и обеспечивают эффективное управление бюджетом
и записями офиса.



Офис-менеджер должен
выполнять широкий круг обязанностей . Работа
офис-менеджера зависит от
организации, с которой он работает, - от надзора за работой сотрудников офиса до разработки и реализации различных политик офиса . Его общая ответственность - обеспечить
бесперебойную работу офиса. Много работы на должность
офис-менеджера, так как все предприятия и даже государственные учреждения нанимают
офис-менеджеров, чтобы обеспечить надлежащую работу офиса.



Описание работы Должность

офис-менеджера варьируется в зависимости от бизнеса, с которым он работает
. Однако типичные обязанности следующие:

Обязанности надзора: офис-менеджер назначает и регулирует
канцелярские и секретарские функции. Он распределяет обязанности между
сотрудниками и следит за тем, чтобы ни один сотрудник не был перегружен работой. В этом
случае он либо меняет обязанности различных сотрудников, либо
еще набирает новых сотрудников. Именно он видит, что персонал в его офисе
работает исправно. Он определяет заработную плату и условия труда
сотрудников в офисе. Офис-менеджер оценивает и управляет
работой каждого сотрудника и играет решающую роль в их продвижении по службе.

Набор и обучение: когда возникает потребность в большем количестве сотрудников, именно
офис-менеджер наблюдает за процедурой отбора и найма новых
кандидатов. В его обязанности входит обучать и знакомить новых сотрудников
с политикой, процедурами и оборудованием офиса. Офис-менеджер разрабатывает
программы обучения для сотрудников и организует такие занятия, чтобы
вестись. Иногда он сам может участвовать в проведении тренинга.

Ведение документации офиса: офис-менеджер разрабатывает файловые системы и
обеспечивает их актуальность. Он устанавливает порядок
ведения записей. Он ведет бюджет офиса и записывает все расходы.
Он должен обеспечить актуальность и безопасность файлов персонала, а также эффективную
передачу и удаление записей в соответствии с графиками и политиками хранения
.

Роль с
высшим руководством : офис-менеджер проводит встречи с высшим руководством для проверки эффективности компании и персонала. Он
доставляет отчеты и презентации о финансах и работе
офиса высшему руководству. Он участвует в совещаниях, которые
руководство проводит по вопросам политики организации и шагов, которые она
планирует предпринять для своего стратегического развития.

Прочие обязанности

• Обеспечение
       наличия достаточного количества канцелярских принадлежностей и оборудования.
• Обновление
       политик безопасности здоровья и обеспечение их соблюдения.
• Рассмотрение
       жалоб и запросов клиентов.
• Решайте
       споры в офисе.