Les quatre activités principales qui composent l'approche processus de la gestion sont la visualisation, la conception, l'exécution et le suivi des processus au sein d'une entreprise. Ces quatre activités sont expliquées plus en détail ci-dessous. La gestion des processus consiste à adopter une approche holistique du processus de gestion et à faire en sorte que les processus qui se déroulent au sein d'une entreprise correspondent aux désirs et aux besoins du client. La méthode de gestion vise à maximiser l'efficacité dans tous les aspects et à optimiser les solutions d'affaires.
La première étape franchie dans la gestion des processus est celle de la visualisation. Le gestionnaire doit visualiser quelles fonctions sont nécessaires pour faire fonctionner l'entreprise avec succès. Ils doivent ensuite faire correspondre ces fonctions avec les processus associés ; essentiellement, déterminez exactement ce qui se passera pour que tout fonctionne correctement. Cela donne à l'entreprise une vision de ce qui va se passer et un ensemble d'objectifs très clairs.
L'étape suivante de la gestion des processus implique la conception des processus métier. Le gestionnaire doit déterminer quels membres du personnel achèveront quelles tâches et comment certains objectifs seront atteints avec un minimum de contribution. L'objectif primordial du processus de conception est de minimiser le nombre de problèmes potentiels.
La troisième étape de l'approche processus de la gestion est celle de l'achèvement des processus. Dans certains cas, cela peut impliquer l'utilisation de programmes informatiques. Il peut être nécessaire de développer des logiciels spécialisés pour que des tâches particulières soient exécutées efficacement.
L'étape finale si la gestion des processus est la surveillance. Un système complet doit être en place pour assurer le bon déroulement de tous les processus. Tout problème rencontré doit être transmis au service concerné et traité rapidement. La clé du succès à ce stade est une communication efficace.