Un budget flexible est un budget quelque peu complexe et pratique, bien qu'il ne doive pas être difficile à comprendre ou à mettre en œuvre.
L'avantage d'un budget flexible est qu'il réagit ou s'adapte aux changements du volume d'activité dans n'importe quelle circonstance.
Cette flexibilité lui donne un avantage par rapport à un budget statique, qui reste le même peu importe ce qui se passe pour affecter les circonstances données.
Cela fonctionne comme ça. Si une entreprise sait que le coût de son électricité et de ses fournitures pour un projet est d'environ 20 £ par service, et qu'elle sait également que la supervision du bureau, l'amortissement et les autres coûts fixes sont d'environ 20 000 £ par mois et au cours d'un mois type, le les heures de fonctionnement vont de 4 000 à 7 000 heures, le budget flexible coûterait 20 000 £ plus 20 £ par projet.
En utilisant un budget flexible, le responsable de bureau peut ajuster le montant nécessaire en fonction des heures travaillées sur le projet. Par exemple, plus il faut d'heures, par exemple 5 000 heures en avril et que le bureau fonctionne à pleine capacité, le budget serait de 120 000 £, en utilisant la formule 20 000 £ fixe et 20 £ x 5. Ou si en décembre par exemple quand les jours ouvrables sont perdus en vacances, les heures consacrées au projet sont réduites à 2 000 heures, seulement 60 000 £ sont nécessaires pour couvrir les coûts.
Il est donc parfaitement logique de laisser au responsable du bureau la flexibilité de budgétiser. Ainsi, si plus d'heures de travail sont nécessaires pour travailler sur un projet, ils peuvent le permettre ou, en fait, réduire au besoin.
Un budget flexible permettra des coûts imprévus tout en connaissant le coût de base et permettra ainsi de mieux planifier et contrôler le coût d'un projet qu'un budget statique qui n'a aucune flexibilité.