Las cuatro actividades principales que componen el enfoque de procesos para la gestión son la visualización, el diseño, la ejecución y el seguimiento de los procesos dentro de una empresa. Estas cuatro actividades se explican con más detalle a continuación. La gestión de procesos se trata de adoptar un enfoque holístico del proceso de gestión y hacer que los procesos que ocurren dentro de una empresa coincidan con los deseos y necesidades del cliente. El método de gestión tiene como objetivo maximizar la eficiencia en todos los aspectos y optimizar las soluciones comerciales.
El primer paso que se da en la gestión de procesos es el de la visualización. El gerente debe visualizar qué funciones son necesarias para que el negocio funcione con éxito. Luego deben hacer coincidir estas funciones con procesos relacionados; en esencia, averigua exactamente lo que sucederá para que todo funcione correctamente. Esto le da a la empresa una visión de lo que sucederá y un conjunto de objetivos muy claros.
La siguiente etapa de la gestión de procesos implica el diseño de procesos comerciales. El gerente debe determinar qué miembros del personal completarán qué tareas y cómo se lograrán ciertos objetivos con una participación mínima. El objetivo primordial del proceso de diseño es minimizar el número de problemas potenciales.
La tercera etapa en el enfoque de procesos para la gestión es la de completar los procesos. En algunos casos, esto puede implicar el uso de programas informáticos. Puede ser necesario desarrollar programas de software especializados para que determinadas tareas se completen de manera eficiente.
La etapa final si la gestión de procesos es el seguimiento. Debe existir un sistema completo para garantizar que todos los procesos se ejecuten sin problemas. Cualquier problema que surja debe enviarse al departamento correspondiente y tratarse con prontitud. La clave del éxito en esta etapa es la comunicación eficaz.