¿Cuáles son las funciones de un administrador de oficina?

Tiene que controlar su oficina. El gerente de la oficina es importante para el buen funcionamiento de la organización. Está a cargo de las relaciones públicas. Ayuda a otros departamentos a lograr sus objetivos. Tiene control total sobre el trabajo realizado en la oficina. Él tiene que seleccionar (las personas adecuadas para los trabajos correctos. Tendrá que trabajar y ver cuidadosamente que se implementen las políticas establecidas por la gerencia. Él es el vínculo de conexión entre la alta gerencia y los trabajadores. Los trabajadores se acercan a él por sus quejas y dificultades y el gerente tiene que repararlas. Si no puede hacer lo necesario, debe presentarlo ante la gerencia.

Tiene que trabajar y salvaguardar la firma, donde es gerente de oficina; su deber principal es la dirección y el deber secundario con los trabajadores. Debe complacer a ambas partes; si cada una de las partes está molesta o descuidada, será considerado un mal administrador. Tiene que seleccionar a la persona adecuada para el trabajo adecuado para lo cual invita solicitudes, realiza entrevistas y selecciona personal.

La disciplina en la oficina depende de él. Los subordinados deben seguir las reglas y principios de la dirección. Debe tener capacidad para hablar. No se pueden aceptar nuevos métodos, a menos que se siga una explicación completa. Tiene que convencer a los demás sobre los resultados de los hechos.

El propósito básico de un gerente oficial es supervisar el trabajo de oficina. La oficina tiene varias funciones y secciones dentro de ella, por lo que la tarea del gerente de la oficina es planificar y también coordinar todas estas funciones entre sí para que todos vayan en la misma dirección. En organizaciones pequeñas, él / ella también puede estar involucrado en la contratación y el despido de personas. Él / ella ordena suministros para la oficina después de determinar qué se necesitará y en qué cantidad. Además de esto, también se espera que realice tareas generales de oficina. A veces, el gerente de la oficina también es responsable de la contabilidad y la nómina. El gerente puede ser responsable de administrar el flujo de información dentro de la organización y cuidar a los invitados corporativos cuando llegan. Pero todo esto depende de la empresa;cada organización espera algo diferente de sus gerentes de oficina.

Eso variará de una oficina a otra. En general, los deberes serán velar por que todos los empleados a su cargo estén haciendo su trabajo, haciéndolo de manera correcta y oportuna.

El gerente de la recepción es responsable de todas las tareas de las operaciones de la recepción, que incluyen la capacitación del personal, las comunicaciones entre departamentos y la programación del trabajo del personal. El
Gerente de Recepción debe tener fuertes habilidades de comunicación y demostrar habilidades de liderazgo.

Los gerentes en la oficina se mantienen ocupados atendiendo las llamadas telefónicas y si en algún momento reciben uno o más correos de la agenda y la oficina de despacho o de otra fuente, lo entrega urgentemente a su PA u otros miembros del personal, pero finalmente no hace nada. pero para ellos mismos más alto en la oficina.

Un gerente de oficina eficiente proporciona una base sólida para
una empresa. Supervisan el trabajo del personal y se aseguran de que el presupuesto
y los registros de la oficina se gestionen de manera eficiente.



Un gerente de oficina tiene una amplia gama de responsabilidades que
llevar a cabo. Desde supervisar el trabajo del personal de la oficina hasta diseñar e implementar
las diversas políticas de una oficina, el trabajo de un gerente de oficina depende de la
organización con la que está trabajando. Su responsabilidad general es garantizar el
buen funcionamiento de una oficina. Hay muchos trabajos para el puesto
de gerente de oficina, ya que todas las empresas e incluso las oficinas gubernamentales emplean a
gerentes de oficina para garantizar que la oficina funcione correctamente.



Descripción del

trabajo El trabajo de un gerente de oficina varía según la empresa en la que esté trabajando
. Sin embargo, las responsabilidades típicas son las siguientes:

Responsabilidades de supervisión: un gerente de oficina asigna y regula las
funciones administrativas y de secretaría. Delega responsabilidades entre el
personal y se asegura de que ningún miembro del personal esté sobrecargado de trabajo. Si ese es el
caso, reorganiza las responsabilidades de los diversos miembros del personal o
de lo contrario, contrata personal nuevo. Es él quien ve que el personal de su oficina
funciona correctamente. Él determina los salarios y las condiciones laborales de los
empleados en la oficina. Un gerente de oficina evalúa y administra el
desempeño de cada empleado y juega un papel crucial en su promoción.

Contratación y formación: cuando se necesita más personal, es el
director de la oficina quien supervisa el procedimiento de selección y contratación de los nuevos
candidatos. Es su responsabilidad capacitar y orientar a los nuevos empleados
sobre las políticas, los procedimientos y el equipo de la oficina. Un gerente de oficina diseña
programas de capacitación para los empleados y hace arreglos para que tales sesiones
ser realizado. A veces, él mismo puede estar involucrado en la conducción de la formación.

Mantener registros de oficina: un gerente de oficina diseña sistemas de archivo y se
asegura de que estos sistemas estén actualizados. Establece los procedimientos para
mantener registros. Mantiene el presupuesto de la oficina y registra todos los gastos.
Tiene que asegurarse de que los archivos del personal estén actualizados y seguros, y que la
transferencia y eliminación de los registros de acuerdo con los programas y políticas de retención
se lleven a cabo de manera efectiva.

Rol con la alta dirección: un gerente de oficina se reúne con
la alta dirección para revisar el desempeño de la empresa y del personal. Él
entrega informes y presentaciones sobre las finanzas y el funcionamiento de
la oficina a la alta dirección. Participa en las reuniones que
realiza la dirección sobre las políticas de la organización y los pasos que tiene
previsto dar para su desarrollo estratégico.

Otras responsabilidades

• Asegurarse de
       que haya un suministro adecuado de material de oficina y equipo.
• Actualizar
       las políticas de seguridad sanitaria y garantizar su cumplimiento.
• Manejo de
       quejas y consultas de clientes.
• Resolver
       disputas en la oficina.