Die vier Hauptaktivitäten, die den Prozessansatz des Managements umfassen, sind die Visualisierung, Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Diese vier Aktivitäten werden im Folgenden näher erläutert. Beim Prozessmanagement geht es darum, den Managementprozess ganzheitlich zu betrachten und die Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen, den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden anzupassen. Die Managementmethode zielt darauf ab, die Effizienz in allen Aspekten zu maximieren und Geschäftslösungen zu optimieren.
Der erste Schritt im Prozessmanagement ist die Visualisierung. Der Manager muss visualisieren, welche Funktionen benötigt werden, um das Geschäft erfolgreich zu führen. Sie müssen diese Funktionen dann mit verwandten Prozessen abgleichen; im Wesentlichen genau ausarbeiten, was passieren wird, damit alles richtig funktioniert. Dies gibt dem Unternehmen eine Vision von dem, was passieren wird, und eine Reihe von sehr klaren Zielen.
Die nächste Stufe des Prozessmanagements umfasst die Gestaltung von Geschäftsprozessen. Die Führungskraft muss erarbeiten, welche Mitarbeiter welche Aufgaben erfüllen und wie bestimmte Ziele mit minimalem Aufwand erreicht werden. Das übergeordnete Ziel des Designprozesses ist es, die Anzahl potenzieller Probleme zu minimieren.
Die dritte Stufe im Prozessansatz des Managements ist der Abschluss der Prozesse. In einigen Fällen kann dies den Einsatz von Computerprogrammen beinhalten. Es kann erforderlich sein, spezielle Softwareprogramme zu entwickeln, um bestimmte Aufgaben effizient erledigen zu können.
Die letzte Stufe des Prozessmanagements ist die Überwachung. Um einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse zu gewährleisten, muss ein durchgängiges System vorhanden sein. Auftretende Probleme sollten an die zuständige Abteilung weitergeleitet und umgehend bearbeitet werden. Der Schlüssel zum Erfolg in dieser Phase ist eine effektive Kommunikation.