Es ist wichtig, dass Sekretärinnen über gute Kundendienstfähigkeiten verfügen, da sie je nach ihrer spezifischen Rolle die Menschen persönlich, telefonisch oder über die Telefonzentrale ansprechen müssen. Um im Kundenservice erfolgreich zu sein, müssen Sie bei der Begrüßung höflich und professionell sein. Darüber hinaus müssen sie respektvoll und aufmerksam bleiben, damit sie, wenn jemand eine Frage an sie richtet, die Antwort geben können.
Organisatorisches Geschick ist in dem Sinne sehr wichtig, dass Sekretärinnen im Grunde genommen dazu dienen, das Geschehen zu kontrollieren und sozusagen das Schiff zu stabilisieren, damit alles reibungslos abläuft. Sie müssen alle wichtigen Termine und Ereignisse ihres Arbeitgebers überwachen, damit alles mit ihrem Zeitplan übereinstimmt.
Neben der Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen muss eine Sekretärin auch Dateien organisieren und ein System erstellen, das hilft, alles intakt und an einem geeigneten Ort zu halten. Eine Sekretärin kann gebeten werden, Informationen in Schränken und Schreibtischen abzulegen, oder sie muss Dinge elektronisch in Computersystemen ablegen. In vielen Fällen müssen sie beides tun.
Dies bringt uns zu den wichtigen Computerkenntnissen, die eine Sekretärin besitzen muss. Gute Kenntnisse in Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen sowie Powerpoint-Präsentationssoftware. Darüber hinaus müssen sie sich mit Social-Networking-Sites und E-Mail auskennen, damit sie im Namen ihres Arbeitgebers Kontakt zu Personen aufnehmen können.