Ein flexibles Budget ist ein Budget ist ein etwas komplexes und handliches Budget, obwohl es nicht schwer zu verstehen oder umzusetzen sein muss.
Der Vorteil eines flexiblen Budgets besteht darin, dass es unter den gegebenen Umständen auf Veränderungen des Aktivitätsumfangs reagiert oder sich anpasst.
Diese Flexibilität verschafft ihm einen Vorteil gegenüber einem statischen Budget, das gleich bleibt, unabhängig davon, was sich auf die gegebenen Umstände auswirkt.
Es funktioniert so. Wenn ein Unternehmen weiß, dass die Kosten für Strom und Verbrauchsmaterialien für ein Projekt etwa 20 £ pro Service betragen und es auch weiß, dass die Büroüberwachung, die Abschreibung und andere Fixkosten etwa 20.000 £ pro Monat und in einem typischen Monat betragen, Betriebsstunden zwischen 4.000 und 7.000 Stunden betragen, dann würde das flexible Budget 20.000 £ plus 20 £ pro Projekt kosten.
Durch die Verwendung eines flexiblen Budgets kann der Büroleiter die benötigte Menge an die für das Projekt geleisteten Stunden anpassen. Wenn zum Beispiel mehr Stunden benötigt werden, zum Beispiel 5.000 Stunden im April und das Büro ist voll ausgelastet, dann würde das Budget 120.000 £ betragen, wenn die Formel 20.000 £ fest und 20 £ x 5 verwendet wird. Oder wenn im Dezember zum Beispiel, wenn Arbeitstage gehen durch Feiertage verloren, die für das Projekt aufgewendeten Stunden werden auf 2.000 Stunden reduziert, es werden nur 60.000 £ zur Deckung der Kosten benötigt.
Es ist also durchaus sinnvoll, dem Büroleiter die Flexibilität beim Budget zu geben, damit er, wenn mehr Mannstunden für die Arbeit an einem Projekt benötigt werden, dies berücksichtigen oder sogar nach Bedarf reduzieren können.
Ein flexibles Budget ermöglicht unerwartete Kosten bei Kenntnis der Grundkosten und ermöglicht so eine bessere Planung und Kontrolle der Projektkosten als ein statisches Budget ohne Flexibilität.