Quelles sont les tâches d'un réceptionniste?

Un réceptionniste a de nombreuses tâches qui vont d'être amical et poli à d'autres tâches définies telles que l'organisation des activités de travail, la comptabilité de base et la mise à jour de la direction sur les rendez-vous et les réunions prévus. Une réceptionniste est toujours occupée et l'une des tâches principales est de répondre aux appels.

Pour devenir réceptionniste, ce candidat particulier doit détenir au moins un diplôme d'études secondaires. Bien que la qualification d'un réceptionniste soit comparativement inférieure à celle des autres professions, les réceptionnistes ont plus de devoirs que toute autre profession.

Une réceptionniste a des tâches très similaires à celles d'une secrétaire, à la différence qu'une secrétaire doit gérer le travail de son patron immédiat par opposition à une réceptionniste qui gère le travail pour l'ensemble de l'organisation. Ainsi, en plus des qualifications possédées par un réceptionniste, il ou elle doit avoir des qualités et des compétences supplémentaires telles que; confiance, être organisé, avoir une capacité à effectuer plusieurs tâches et avoir un sentiment de calme.

Fonctions principales

L'une des tâches principales de la réceptionniste est de recevoir les visiteurs entrants de l'entreprise. Toute personne qui vient dans une organisation passe d'abord par la réception, où l'on peut leur dire si la personne qu'elles recherchent est ou non. Une réceptionniste doit suivre l'étiquette du travail et du téléphone, par exemple ne pas s'impliquer dans les conversations avec les visiteurs et être poli au téléphone. 

Répondre aux appels

En plus d'être fiable, une réceptionniste est également responsable de la réponse aux appels et cela doit être fait avec étiquette et de manière professionnelle. Il ou elle doit diriger tous les appels vers leurs destinataires respectifs et transmettre tous les messages à l'employeur.

Formalités administratives

Effectuer beaucoup de paperasse fait partie des tâches d'un réceptionniste. Un réceptionniste doit s'assurer que chaque visiteur remplit le registre à tout moment, et également traiter les questions impliquant la saisie de données.

D'autres tâches effectuées par une réceptionniste comprennent ; prise de rendez-vous, envoi d'e-mails et de fax, perception des frais, réservation, etc.

Le devoir principal d'un réceptionniste (par définition) est de répondre aux téléphones et d'accueillir les visiteurs (d'où le préfixe du mot « réception »). De nos jours, on peut s'attendre à ce que les réceptionnistes effectuent d'autres tâches telles que : la saisie de données, le classement, la saisie de documents et d'autres tâches de bureau diverses. Ne soyez pas surpris si on vous demande de prendre un café ou de faire des courses (c'est courant dans certaines entreprises).

La clé pour comprendre les tâches de tout travail est d'avoir une « description de poste » claire avant d'accepter un poste. Soyez toujours prêt à être flexible dans n'importe quel poste (cela fera de vous un employé plus précieux). Si les demandes de travail supplémentaire rendent difficile de répondre au téléphone et d'accueillir les visiteurs (le cas échéant), discutez-en poliment avec votre responsable.

Si vous n'êtes pas à l'aise avec ce qu'on vous demande de faire, vous devriez peut-être envisager de chercher un emploi ailleurs (ce qui serait votre décision).

Répondre au téléphone, prendre des rendez-vous et donner des messages, classer les papiers et les e-mails être amical avec tous ceux qui entrent

Faire des réservations et des annulations pour les clients par téléphone par lettre, fax ou e-mail et en face à face. Ils attribuent également des chambres et remettent des clés aux invités ou aux porteurs

Je suis réceptionniste administrative. Je réponds au téléphone, prends des messages, prends des rendez-vous,
ouvre et distribue du courrier, tape des lettres, saisit des données, classe, quand les clients font des achats, je reçois les chèques, je leur donne des reçus, commande des fournitures, programme des invités pour des réunions du conseil d'administration, contacte le médias pour les événements de l'entreprise, faire graver des plaques au besoin, organiser la restauration pour les dîners, prendre les commandes du déjeuner chaque jour, faire des courses et faire du café.

Ayez l'air gentil et souriez tout le temps, quelle que soit la situation, résolvez vos problèmes à votre rythme. Par-dessus tout, très belle odeur. Et continuez avec ça

Accueillir et diriger les clients, répondre aux téléphones, aider le personnel de bureau, signer pour les colis, acheminer le courrier entrant, garder la zone de réception en ordre.

Les fonctions d'un réceptionniste comprennent la réponse au téléphone, l'orientation des visiteurs vers les destinations, le tri et la distribution du courrier et la prise de rendez-vous.

Être un robot et faire comme on l'a dit, à quel point c'est ennuyeux, mais c'est un travail plutôt bien rémunéré, mais cela dépend principalement de l'endroit où vous travaillez (comme pour l'entreprise)

Pour fournir une assistance au bureau, l'organisateur du surveillant de type I effectue le filtrage de la transcription de tous les appels lors
des réservations de voyage

Répondre au téléphone, prendre la réservation, s'enregistrer et vérifier pour les invités, gérer le problème des invités, c'est tout le devoir du riceptionniste.