Pour les réceptionnistes en général, il existe de nombreux documents qu'ils traitent régulièrement. Bien sûr, ceux-ci peuvent différer selon le type de zone de travail dans laquelle la réceptionniste est employée. Cependant, certains des documents généraux traités par une réceptionniste seraient des lettres, des factures, des rendez-vous, des coordonnées, des notes de service et des reçus.
Toutes les lettres qui sont livrées à l'établissement au cours de la journée pourraient très probablement se retrouver avec la réceptionniste. Surtout dans le cas où il s'agit d'une réceptionniste pour un membre de la haute direction. Les lettres pourraient être laissées à la réceptionniste afin qu'elle puisse les transmettre plus tard.
Les factures des commandes peuvent devoir être vérifiées et enregistrées par un réceptionniste. C'est pour qu'ils puissent avoir une trace précise de ce qui s'est passé au cours de la journée ouvrable.
- Comment la réceptionniste coordonne les autres correspondances
Tous les rendez-vous qui ont été pris avec des membres de l'équipe de direction seront très probablement enregistrés sur un document qu'une réceptionniste peut gérer. La réceptionniste est alors en mesure d'aider ce membre de la haute direction à orchestrer son emploi du temps pour la journée. De la même manière, toutes les cartes de visite ou autres coordonnées peuvent être laissées à la réceptionniste. Ceci afin qu'ils puissent être transmis à un moment plus approprié.
Les mémos seront très probablement traités par la réceptionniste. Ces notes peuvent devoir être copiées, faxées ou distribuées dans le bâtiment et la réceptionniste peut être tenue de le faire.
- Les réceptionnistes agissent presque comme des intermédiaires
Enfin, les reçus de tous les colis ou commandes entrés dans le bâtiment seront très probablement traités par la réceptionniste à un moment donné. Bien que le document final puisse très bien se retrouver avec le service des finances, la réceptionniste prendra très probablement une note et prendra note du reçu et de son coût total.