Les systèmes d'information modernes sont un terme qui fait généralement référence au stockage et à la récupération ultérieure de données dans une organisation. De nombreuses entreprises qui ont existé avant le début de l'ère numérique (vers 2000) auront stocké la plupart de leurs documents relatifs à tous les aspects de leur activité sur papier dans des fichiers physiques.
Avec les avancées technologiques d'aujourd'hui, le support physique de stockage de documents est clairement l'option la moins pratique ! Les avantages du stockage numérique sont :
- Des fichiers plus sécurisés
Seules les personnes autorisées à accéder peuvent afficher les données confidentielles, sans avoir besoin d'employer un agent de sécurité ou de dépenser de l'argent pour sécuriser physiquement les documents.
- Plus d'espace dans les locaux
Les entreprises qui existent depuis des décennies auraient des milliers de documents stockés, ce qui signifie qu'il doit y avoir une place pour elles. Avec tout condensé à la taille d'un seul disque dur, une entreprise dispose soudainement de beaucoup d'espace libre qui peut être utilisé pour augmenter la productivité.
Les bases de données de documents stockés numériquement signifient qu'une recherche informatisée peut renvoyer des informations pertinentes en quelques secondes, sans qu'il soit nécessaire de rechercher dans d'énormes volumes physiques. Dans la plupart des cas, cela signifie également qu'il est plus ou moins impossible d'égarer un document important.
Il existe des entreprises spécialisées dans l'accompagnement des entreprises vers des systèmes d'information modernes. Les services de prévisualisation à Hampton, au Royaume-Uni, fonctionnent depuis plusieurs années et offrent un service complet qui numérise les documents physiques, enregistre un formulaire numérique, puis détruit le document original pour éviter les problèmes liés à la protection des données.