Un mémorandum interservices doit contenir une liste des personnes autorisées à voir ce qu'il y a dans le mémo ; par exemple, si la note interservices est envoyée entre Ressources humaines et Approvisionnements et Services, il est probable que la note contienne des éléments confidentiels ou sensibles, et par conséquent, une liste de noms est un élément important pour s'assurer que la note interservices est distribué aux bonnes personnes.
- Rien de privé ne doit être publié
En général, le contenu publié dans un mémorandum interservices ne doit pas être trop sensible ; par exemple, des informations sur le licenciement de quelqu'un ne devraient jamais être diffusées de cette manière. En fait, le fait de mettre des informations erronées dans un mémorandum interservices peut entraîner des poursuites judiciaires si tout tourne mal et que la personne en discussion réalise que ses informations d'emploi privées ont été transmises à un groupe.
Les meilleurs mémos inter-bureaux incluront une liste de diffusion appropriée ou une liste cc (pour les transmissions par courrier électronique, qui sont maintenant la norme pour les mémos inter-bureaux), ainsi que des informations pratiques et utiles, telles que le procès-verbal d'une réunion de bureau. Habituellement, les réunions auxquelles participent des personnes de divers départements et succursales seront des situations privilégiées pour créer un mémo avec un compte-rendu. Parfois, il incombera à quelqu'un de créer ces mémos après avoir également pris des minutes minutieuses et détaillées lors d'une réunion.
Fondamentalement, la liste CC et les informations principales dans le corps d'un e-mail sont vraiment tout ce dont vous avez besoin pour créer un mémorandum inter-services efficace et professionnel. Cependant, ces types de mémos peuvent être vus par toutes sortes de personnes, du commis de la salle du courrier au président d'une entreprise, donc une attention aux détails, y compris une vérification orthographique et grammaticale approfondie, doit être donnée avant d'envoyer quoi que ce soit. à qui que ce soit.