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P2 Décrire comment l'information est utilisée à diverses fins dans une organisation sélectionnée.
Les organisations sont construites autour d'un ensemble de fonctions, dont chacune fournit un soutien à l'entreprise. Les départements fonctionnels servent chacun un objectif spécifique au sein d'une organisation pour atteindre ses objectifs. Les domaines fonctionnels les plus courants d'une organisation sont décrits ci-dessous.
Dans une grande organisation, chaque département fonctionnel peut être séparé, alors que les petites organisations peuvent avoir des départements intégrés, les petites organisations peuvent effectuer les tâches et les responsabilités de chaque département fonctionnel, mais sans les ressources dédiées pour le soutenir. Par exemple, un petit magasin vendant des rafraîchissements devrait vendre, promouvoir, acheter du stock, distribuer du stock et le financer, mais tous ces rôles peuvent être assumés par une seule personne.
Les départements d'une organisation doivent communiquer entre eux pour s'assurer qu'ils partagent les informations et les bonnes pratiques ; Pour que cela se produise efficacement, un certain nombre de mesures doivent être prises. La première consiste à s'assurer qu'une bonne structure organisationnelle est en place avec des niveaux appropriés. Deuxièmement, des mesures doivent être prises pour garantir que le flux d'informations entre les niveaux d'une organisation est ouvert et fluide.
Ventes
L'équipe de vente traite avec les clients et génère les commandes. Les techniques utilisées pour générer des ventes varient d'une organisation à l'autre, mais certaines des plus courantes sont le téléphone, la vente à domicile, la publicité et la vente directe par l'intermédiaire de représentants. Le service commercial peut également fournir des fonctions de support à d'autres services, en particulier si l'organisation ne dispose pas d'un service marketing ou de service client dédié.
Les fonctions de vente sont essentielles au succès d'une organisation car elles fournissent le lien direct avec les clients et génèrent des revenus.
Achat
Le service des achats est chargé de surveiller le nombre de produits ou de stocks nécessaires à un moment donné et d'acheter en conséquence. Le service des achats peut également être responsable de l'achat de produits consommables, tels que la papeterie, au sein de l'organisation.
Fabrication
Selon le type d'organisation, l'un des départements fonctionnels peut être la fabrication, qui s'occuperait de l'ensemble du traitement des produits ou des services.
Une grande organisation nationale ou multinationale offrant une gamme diversifiée de produits ou de services aurait certainement besoin d'un département de fabrication pour diriger le développement de produits.