La ilustración de la comunicación es un bucle que se compone de cuatro etapas diferentes. Estas etapas son el remitente, el mensaje, el receptor y la retroalimentación. El proceso de comunicación ve que se envía un mensaje de remitente a receptor y la retroalimentación se envía de receptor a remitente. Demuestra que todos los factores pueden afectar la comunicación y un proceso de comunicación se considera exitoso si el mensaje recibido es el mismo que se envió. El proceso de comunicación, por tanto, sigue los cuatro pasos siguientes:
Este es el comunicador que envía el mensaje. La eficacia del remitente como comunicador dependerá de dos factores principales. La primera es si el remitente tiene una actitud positiva. El segundo es la selección de símbolos significativos por parte del comunicador. Deberán asegurarse de haber seleccionado los símbolos correctos para la audiencia adecuada.
El mensaje es simplemente una comunicación por escrito, en voz o mediante símbolos o señales.
Esta es la persona que recibe el mensaje. Lo entenderán, le darán sentido y lo traducirán en significado. El receptor también es un comunicador porque cuando responde, asumirá el papel de comunicador. Una comunicación solo se considera exitosa si la reacción del receptor es la que el comunicador esperaba y pretendía. La comunicación eficaz requiere comprensión y significado compartidos.
Esta es la reacción que da el receptor. Esta reacción puede ser verbal o no verbal y puede venir en forma de retroalimentación externa o retroalimentación interna. Esta retroalimentación permite al comunicador ajustar su mensaje para que sea más efectivo. Si no hay retroalimentación, no hay forma de saber si la comunicación fue exitosa o no.