Crawford
Se mantiene para tener registros completos sobre las ventas de mercancías, por una empresa. Siempre que la empresa necesita buscar en los registros anteriores, se revisa el diario de ventas.
Alfonzo
Cuando una empresa suministra bienes a un cliente, se extiende una factura. La copia superior se envía al comprador, quien la registra en su libro diario de compras. Ahora se llevará a cabo la entrega de la mercancía, pero mientras tanto el vendedor que extendió la factura tiene que registrar la transacción en su libro. El libro en el que registra la transacción ahora es el 'Diario de ventas'. La segunda copia de la factura, que es retenida por el vendedor, se ingresará en este libro de registro original.
Hay tantos clientes a los que se venden productos en un día. Por lo tanto, todos los días se entregará al empleado del diario de ventas un paquete de facturas emitidas por el departamento de facturas del vendedor, cuyas copias superiores ya se han enviado a los compradores, quien las ingresará en el Diario de ventas.
La regla del diario de ventas es exactamente la misma que la del diario de compras, y se ilustra a continuación con la ayuda de un ejemplo, supongamos que el 20.1.2001 le vendimos a David & sons. 10 cajas de jabón para bebés a 200 dólares estadounidenses por caricatura. Extendimos una factura y enviamos la copia superior de la factura a David & sons. Conservamos la segunda copia de la factura. Esta transacción se registra en el diario de ventas sobre la base de esta copia.