La comunicación escrita tiene como objetivo informar a alguien de algo de manera que pueda leer y comprender el mensaje, con la intención de responder a él. En algunos casos, la única forma en que puede comunicar cierta información es mediante comunicación escrita. Este podría ser el caso en ciertos aspectos de un trabajo, como una declaración de un incidente, etc. También podría considerar que la narración de historias en novelas es una forma de comunicación escrita porque, aunque las palabras son ficticias, siguen comunicando una narrativa en particular.
Si el destinatario no puede entender una forma de comunicación escrita, es posible que el mensaje no exista. Para escribir una información que se pueda entender con claridad, es necesario tener la ortografía, la puntuación y la gramática correctas. Además, dependiendo de la forma de comunicación escrita, debe asegurarse de utilizar el formato correcto. Por ejemplo, si está escribiendo una carta, debe asegurarse de utilizar el formato adecuado.
La comunicación escrita prevalece en la vida cotidiana porque no se trata simplemente de escribir un mensaje en una hoja de papel. Hoy en día utilizamos constantemente la comunicación escrita en forma de correo electrónico, mensajes de texto, chats en línea, redes sociales, etc. Se ha convertido en una parte integral de la comunicación con las personas que nos rodean.