Kennedi
Am wichtigsten ist es, über den Inhalt der Tagesordnungspunkte der Sitzung nachzudenken. Fügen Sie nur die Elemente hinzu, die mit der Aufgabe oder den Aufgaben übereinstimmen, die Sie ausführen möchten. Wenn Sie Tagesordnungspunkte von den anderen Personen im Voraus anfordern und einbeziehen, erhöhen Sie nicht nur deren Beteiligung, sondern vermeiden auch, dass sie mit versteckten Tagesordnungen in die Besprechung eintreten. Unterscheiden Sie die Ziele für die verschiedenen Tagesordnungspunkte, beispielsweise für Ihre Information und für Unterlagen oder Kurzberichte während der Sitzung. Die zweite Sache ist, im Voraus zu überlegen, wie die Tagesordnung verwendet werden könnte. Wenn schließlich der Hauptzweck eines Meetings darin besteht, die Ideen anderer Leute einzuholen, werden Sie viel bessere Resonanz bekommen, wenn sie über die Ideen vor dem Meeting nachdenken können.
In der Regel verteilen Sie Tagesordnungen zwei oder drei Tage im Voraus. Dann haben die Teilnehmer genügend Zeit, um sich vorzubereiten, verlieren aber die Tagesordnung weniger oder vergessen sie, als wenn sie sie zu lange im Voraus erhalten. Wenn Sie Namen von Personen angeben, die für bestimmte Bereiche verantwortlich sind, können andere Teilnehmer diese Personen vor dem Treffen freiwillig mitteilen. Wenn Sie Verweise auf Quellmaterialien oder Berichte hinzufügen, können die Teilnehmer diese vor dem Meeting lesen.