Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf die individuellen Bedürfnisse eines Kunden einzugehen; diese variieren je nach Unternehmen und beteiligten Mitarbeitern.
Die Mehrheit der Unternehmen wird eine Art von Richtlinie haben, die angibt, wie sie von ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. Verschiedene Unternehmen geben diesen Richtlinien unterschiedliche Namen, aber sie alle erfüllen im Grunde die gleiche Aufgabe.
Oft als „Kundenbetreuungsrichtlinien“ bezeichnet; sie sind so konzipiert, dass sie klar vorgeben, wie die Mitarbeiter auf den Kunden zugehen und ihn je nach den individuellen Anforderungen des Kunden ändern sollen.
Normalerweise umfassen die Richtlinien zur Kundenbetreuung sehr ähnliche Faktoren, unabhängig vom beteiligten Unternehmen. Sie enthalten oft Worte wie „über das hinausgehen“, „die Erwartungen des Kunden übertreffen“ und „alle Kunden individuell behandeln“.
Auch die Schulung, die ein Mitarbeiter beim ersten Eintritt in ein Unternehmen erhält, hat einen großen Einfluss darauf, wie auf die besonderen Bedürfnisse eines Kunden eingegangen wird. Wie bereits erwähnt, haben die meisten Unternehmen eine Art Kundenrichtlinie, die detailliert beschreibt, wie spezielle oder individuelle Bedürfnisse berücksichtigt werden können.
Die Kundenbetreuungsrichtlinie sollte während der Schulung ausführlich erläutert, erläutert und ausführlich behandelt werden, um sicherzustellen, dass alle Kunden den gleichen hervorragenden Service erhalten. Wenn diese Schulung nicht erfolgt oder in irgendeiner Weise fehlt, sind sich die Mitarbeiter möglicherweise nicht sicher, wie weit sie gehen dürfen, um einem Kunden zu helfen, oder wissen nicht, was von ihnen in Bezug auf den Kundenservice erwartet wird.
Dieser Punkt knüpft an die beiden vorherigen an. Wie auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden eingegangen wird, hängt oft direkt mit dem einzelnen Mitarbeiter zusammen. So ärgerlich das auch sein mag, oft kommt es vor, dass ein Mitarbeiter eine Situation ganz anders angeht als ein anderer.
Einige Mitarbeiter werden, egal welche Ausbildung sie haben, immer nur das Nötigste tun, um ihre Arbeit zu erledigen. Obwohl solche Mitarbeiter im Allgemeinen einen guten Kundenservice bieten können, ist es unwahrscheinlich, dass sie darüber hinausgehen.
Es gibt auch Mitarbeiter, die jeden Kunden individuell betreuen und jedem einen maßgeschneiderten Service bieten.