Im Idealfall sollte ein Beurlaubungsschreiben bereits 30 Tage vor der Beurlaubung verschickt werden, obwohl viele Unternehmen in Notfällen alles bis zu einigen Tagen vor der Beurlaubung akzeptieren.
In großen Unternehmen werden in der Regel Freistellungsbriefe lange im Voraus angefordert, um eine ausreichende Absicherung zu ermöglichen und um zu vermeiden, dass zu viele Personen gleichzeitig frei haben oder Personen ablehnen müssen, weil andere bereits frei sind.
Kleinere Unternehmen haben zwar in der Regel weniger Mitarbeiter, sind aber bei der Beurlaubung tendenziell etwas flexibler. Sofern der Arbeitnehmer für ausreichende Absicherung gesorgt hat, erhält er das Schreiben in der Regel etwa ein bis zwei Wochen vor Urlaubsantritt.
In der Regel haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eine bevorstehende Beurlaubung mit ihren Kollegen zu besprechen, um zu klären, wer welchen Teil ihrer Arbeit übernehmen kann, sowie mit ihrem Abteilungsleiter bzw gesendet.
Ein Gespräch mit Kollegen oder dem Chef zeigt auch die allgemeinen Unternehmensrichtlinien, wie lange im Voraus ein Urlaubsbrief verschickt werden sollte.
Handelt es sich um einen unerwarteten Urlaub aufgrund von Krankheit oder anderen Notfällen in der Familie, sind die meisten Unternehmen durchaus bereit, auf die üblichen Regelungen zu verzichten. In jedem Fall ist es am besten, sich rechtzeitig über etwaige Regeln und Vorschriften im eigenen Unternehmen zu informieren.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie ein Beurlaubungsschreiben formulieren sollen, können Sie sich anhand von ein oder zwei Mustern eine gute Vorstellung davon machen, was Sie schreiben und wie Sie es schreiben können, um erfolgreich zu sein.