Können Sie kurz erklären, Ihre Ideen auswählen, Ihre Daten sammeln und Ihre Nachricht organisieren, während Sie effektive Geschäftsnachrichten vorbereiten?

Berücksichtigen Sie den Zweck und den Empfänger Ihrer Nachricht und wählen Sie die Ideen für Ihre Nachricht aus. Wenn Sie einen Brief beantworten, unterstreichen Sie die wichtigsten Punkte, die Sie besprechen möchten, und schreiben Sie Ihre Ideen an den Rand. Wenn Sie eine unaufgeforderte oder komplexe Nachricht schreiben, hören Sie sich zunächst die Ideen an, die Ihnen einfallen, und wählen Sie dann die besten Ideen für Ihren Empfänger aus. Die Auswahl der Ideen hängt von der Art der zu kommunizierenden Botschaft ab. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel, um Ihre Ideen anderen zu präsentieren.

Nachdem Sie die Ideen ausgewählt haben, die in die Nachricht aufgenommen werden sollen, müssen Sie fragen, ob Sie bestimmte Fakten, Zahlen, Zitate oder andere Beweise benötigen, um Ihre Punkte zu untermauern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien, Verfahren und Produktdetails Ihres Unternehmens kennen, wenn Ihre Nachricht dies erfordert. Sie müssen Ihre Daten immer auf Namen, Daten, Adressen und Statistiken von Personen überprüfen. Manchmal müssen Sie möglicherweise eine Broschüre, eine Tabelle, ein Bild oder ein Produktmuster beifügen. Zahlen und Fakten machen die Ideen überzeugend und akzeptabel.

Bevor Sie Ihren ersten Entwurf schreiben, skizzieren Sie Ihre Botschaft mental oder auf Papier. Die Reihenfolge, in der Sie Ihre Ideen präsentieren, ist genauso wichtig wie die Ideen selbst. Unorganisierte, weitläufige Nachrichten wirken oft nachlässig, verwirrend und unwichtig. Daher erfordert die Präsentation von Ideen eine gute intellektuelle Ausbildung, um sie logisch und systematisch zu ordnen.