Ein Rundschreiben ist eine Art von Brief, der geschrieben wird, um eine bestimmte Information einem sehr großen Publikum mitzuteilen. Der Zweck eines Rundschreibens unterscheidet sich stark von einem persönlichen Brief, der nur dazu dient, eine Information an eine oder vielleicht zwei Personen zu senden.
Der Hauptzweck eines Rundschreibens besteht darin, neue Informationen bekannt zu geben oder offenzulegen oder möglicherweise bestimmte Richtlinien in einer politischen Situation zu klären. Nachfolgend finden Sie einige Schritte zum Schreiben eines Rundschreibens.
- Schritt eins. Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie versuchen, einen Rundbrief zu schreiben, ist sicherzustellen, dass Sie Ihre Zielgruppe gut kennen. Bei dieser Art von Briefen wird die Leserschaft sehr breit sein, sodass es ziemlich schwierig sein kann, herauszufinden, über welchen Wissensstand Ihre Zielgruppe verfügt. Für diese Situation sollten Sie an die Mehrheit Ihrer Leser denken und Ihren Brief darauf ausrichten.
- Schritt zwei. Dann müssen Sie über den Unterschied zwischen externen und internen Rundschreiben nachdenken. Ein externer Brief würde unter den Kunden oder der Öffentlichkeit verbreitet werden. Während ein internes Rundschreiben in einer größeren Gruppe verbreitet würde, ist es jedoch auf diese Gruppe beschränkt.
- Schritt drei. Wenn es darum geht, den Brief tatsächlich zu schreiben, sollten Sie sich den genauen Ton und die Stimme überlegen, die für den Brief, den Sie schreiben, geeignet sind. Verwenden Sie beispielsweise nur dann einen strengen Ton, wenn es unbedingt erforderlich ist, z. B. um Verspätung anzusprechen, aber nicht für einen Brief an Kunden.
- Schritt vier. Seien Sie vorsichtig mit dem Inhalt Ihres Schreibens. Stellen Sie sicher, dass Sie nur über Informationen schreiben, die zur Verbreitung autorisiert sind. Da einige Rundschreiben an ein großes Publikum verteilt werden, wäre es nicht ratsam, vertrauliche Kontaktinformationen offenzulegen.