Moderne Informationssysteme ist ein Begriff, der sich typischerweise auf die Speicherung und den anschließenden Abruf von Daten in einer Organisation bezieht. Viele Unternehmen, die schon vor dem Beginn des digitalen Zeitalters (ca. 2000) bestanden haben, werden die meisten ihrer Dokumente zu allen Aspekten ihres Geschäfts auf Papier in physischen Akten gespeichert haben.
Bei den heutigen technologischen Fortschritten ist das physische Medium der Dokumentenspeicherung eindeutig die weniger praktikable Option! Vorteile der digitalen Speicherung sind:
Nur diejenigen, denen der Zugriff gewährt wurde, können vertrauliche Daten einsehen, ohne dass ein Sicherheitspersonal eingesetzt oder Geld für die physische Sicherung von Dokumenten ausgegeben werden muss.
- Mehr Platz auf dem Gelände
Unternehmen, die seit Jahrzehnten bestehen, haben Tausende von Dokumenten gespeichert, was bedeutet, dass es einen Ort für sie geben muss. Alles auf die Größe einer Festplatte komprimiert, hat ein Unternehmen plötzlich viel freien Speicherplatz, der zur Steigerung der Produktivität genutzt werden kann.
Datenbanken mit digital gespeicherten Dokumenten bedeuten, dass eine computerbasierte Suche innerhalb von Sekunden relevante Informationen liefern kann, ohne dass große physische Mengen durchsucht werden müssen. In den meisten Fällen bedeutet dies auch, dass es praktisch unmöglich ist, ein wichtiges Dokument zu verlegen.
Es gibt Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen beim Umstieg auf moderne Informationssysteme zu unterstützen. Preview Services in Hampton, Großbritannien, ist seit mehreren Jahren in Betrieb und bietet einen kompletten Service, der physische Dokumente scannt, ein digitales Formular speichert und dann das Originaldokument vernichtet, um datenschutzrelevante Probleme zu vermeiden.