La conversation entre un réceptionniste et un invité doit toujours se dérouler de manière agréable et professionnelle et peut consister en les questions et réponses suivantes :
- Comment puis-je vous aider?
Cela montre au client que le réceptionniste est là pour rendre service et qu'il veut aider le client. L'invité pouvait répondre qu'il souhaitait réserver une chambre, à une date précise.
- Quelle taille de chambre souhaitez-vous réserver ?
La réceptionniste poserait cette question, car le client pourrait réserver une chambre pour lui-même, ou il pourrait voyager et réserver avec quelqu'un d'autre. En posant cette question, le réceptionniste laisse le choix des différentes chambres au client. L'invité déciderait quelle chambre il aimerait et répondrait en tant que tel.
- Souhaitez-vous cela en chambre d'hôtes, en chambre seule ou en demi-pension ?
Cette question est posée pour savoir si le client souhaite un repas du soir et un petit-déjeuner le lendemain matin, ou simplement un petit-déjeuner ou en fait aucun repas du tout. Cela aurait une incidence sur l'heure d'arrivée du client et permettrait également de déterminer si le client souhaite ou non les repas en question.
Si le client décidait qu'il souhaitait la demi-pension, le réceptionniste lui indiquerait l'heure d'enregistrement, l'heure de départ et le coût du service fourni. Cela conduirait à la question suivante de la réceptionniste.
- Comment voudriez-vous payer?
Cette option est offerte car le client peut souhaiter payer en espèces à l'arrivée ou il peut souhaiter payer par carte par téléphone. Dans tous les cas, un acompte est normalement prélevé pour réserver la chambre. Le client se sentira valorisé et pris en charge et en raison du niveau de service, il est plus susceptible de réserver à nouveau à l'avenir.