El presupuesto de base cero (ZBB, por sus siglas en inglés) es un enfoque alternativo que a veces se utiliza particularmente en
sectores gubernamentales y no
lucrativos de la economía. Bajo el
presupuesto de base cero, los gerentes deben justificar todos los
gastos presupuestados
, no solo los cambios en el presupuesto del año anterior. La
línea de base es cero en lugar del presupuesto del año pasado.
En el enfoque tradicional de presupuestación, los gerentes comienzan con el
presupuesto del año pasado
y lo agregan (o restan) de acuerdo con las necesidades anticipadas.
Se trata de un enfoque incremental de la presupuestación en el que el
presupuesto del año anterior
se da por sentado como base. Este enfoque se llama
presupuesto incremental.
El enfoque de presupuestación de base cero requiere una documentación considerable. En
adición a todos los horarios en el presupuesto maestro es habitual, el gerente
debe preparar una serie de paquetes de decisión en el que todas las actividades del
departamento se clasifican de acuerdo a su importancia relativa y el
costo de cada actividad se identifica. Los gerentes de nivel superior pueden entonces revisar
los paquetes de decisiones y recortar en aquellas áreas que parecen ser menos
críticas o cuyos costos no parecen estar justificados.
El presupuesto de base cero es una buena idea. El único problema es la frecuencia con la que
Se lleva a cabo una revisión ZBB. En la presupuestación de base cero (ZBB), la revisión se realiza todos los años. Los críticos
de tal tipo de cargo presupuestario que el presupuesto basado en cero correctamente ejecutado
consume demasiado tiempo y es demasiado costoso para justificarlo anualmente. En
adición, se argumenta que los exámenes anuales pronto se convierten en matemática y que
entonces se pierde todo el propósito de presupuesto base cero. Si una empresa
debe utilizar revisiones anuales o no
es una cuestión de criterio. En algunas
situaciones, las revisiones anuales basadas en cero pueden estar justificadas; en otras situaciones,
es posible que no lo hagan debido al tiempo y al costo involucrados. Sin embargo, la mayoría de los gerentes
al menos conviene en que, en ocasiones, las revisiones basadas en cero pueden ser muy útiles.
Ventajas | Beneficios del
proceso de presupuestación de base cero
:
- Asignación eficiente de recursos, ya que
se basa en necesidades y beneficios.
- Impulsa a los gerentes a encontrar
formas rentables de mejorar las operaciones.
- Detecta presupuestos inflados.
- Los departamentos de planificación municipal están exentos
de esta práctica presupuestaria.
- Útil para departamentos de servicio donde el
resultado es difícil de identificar.
- Aumenta la motivación del personal al brindar
mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones.
- Incrementa la comunicación y coordinación
dentro de la organización.
- Identifica y elimina
operaciones inútiles y obsoletas.
- Identifica oportunidades de subcontratación.
- Obliga a los centros de costos a identificar su
misión y su relación con los objetivos generales.
Desventajas Limitaciones del
método de presupuestación de base
cero.
- Es difícil definir unidades de decisión y
paquetes de decisión, ya que requiere mucho tiempo y es exhaustivo.
- Obligado a justificar todos los detalles relacionados con el
gasto. El departamento de investigación y desarrollo (I + D) se ve amenazado, mientras que el
departamento de producción se beneficia.
- Necesario para formar gerentes. La
presupuestación de base cero (ZBB) debe ser entendida claramente por los gerentes en varios niveles para que se
implemente con éxito. Difícil de administrar y comunicar el
presupuesto porque hay más gerentes involucrados en el proceso.
- En una organización grande, el volumen de
formularios puede ser tan grande que ninguna persona podría leerlos todos. Comprimir
la información a un tamaño utilizable podría eliminar
detalles de importancia crítica .
- La honestidad de los gerentes debe ser confiable
y uniforme. Cualquier gerente que exagere sesga los resultados.