¿Puede explicar el proceso de preparación de mensajes comerciales eficaces?

Quiero decir brevemente el proceso de preparación de mensajes comerciales efectivos
hay cinco etapas de planificación en la preparación de mensajes comerciales efectivos

• identificar el propósito
  
  
• analizando la audiencia
  
  
• eligiendo la idea
  
  
• recolectando datos
  
  
• organizando el mensaje

Cuando planifica su mensaje, su primer paso es determinar su propósito específico. ¿Su mensaje es principalmente informativo, como anunciar la nueva ubicación de su empresa? ¿Es principalmente persuasivo, como pedir a los clientes que compren sus productos? ¿Debe explicar por qué no se le concede la solicitud de crédito de un cliente? Crear buena voluntad es el propósito subyacente de todos los mensajes. Por ejemplo, en una carta de rechazo de crédito, su propósito es doble: rechazar la solicitud y al mismo tiempo fomentar la continuidad del negocio del cliente.

Es muy importante adaptar su mensaje a las opiniones, necesidades, filtros mentales y cultura de su receptor. Si sus lectores u oyentes lo conocen, en realidad puede visualizar a las personas. Sin embargo, gran parte de sus escritos estarán dirigidos a personas que nunca ha conocido. Si está enviando un mensaje a una persona, trate de ver a esa persona como miembro de un grupo, como una persona de negocios o profesional o trabajador, superior, colega o subordinado: mujer u hombre, cliente nuevo o de rutina: joven, mediano anciano o anciano. También debe considerar el nivel educativo de la persona, las actitudes y los valores probables (a menudo específicos de la cultura). Finalmente, considere su mensaje y decida si sus lectores u oyentes están informados o desinformados sobre el tema y si reaccionan positiva o negativamente, con interés o desinterés.

1. Identifique su propósito
2. Analice su audiencia
3. Elija sus ideas
4. Recopile datos para respaldar sus ideas
5. Organice su mensaje

Existen diferentes enfoques que se utilizan para planificar un mensaje comercial eficaz. Un enfoque es el siguiente:

Identificar los objetivos del negocio que deben ser medibles. Defina el costo y el impacto. Finalmente identifique la preposición de valor. Ahora, para desarrollar el mensaje comercial eficaz, compruebe la claridad del mensaje que está proponiendo. Verifique que el mensaje esté completo y determine qué tan conciso es el mensaje. Para aportar creatividad al mensaje, agregue gráficos, ideas y déle formato. Para la efectividad del mensaje comercial, debe ser considerado, correcto y creíble, por lo tanto, tomar las medidas necesarias para garantizar su veracidad y credibilidad.

La creación de mensajes comerciales efectivos requiere que un gerente pase por un proceso intensivo de formulación y tabulación de los elementos esenciales que intervienen en la comunicación con los clientes / consumidores o incluso con los colegas y dentro de las comunidades comerciales. Un enfoque sistemático puede ser el siguiente: -

Identificar
los objetivos : Establecer parámetros cuantificables de comunicación haciendo los deberes necesarios antes de empezar a trazar un esquema decente del texto. Es imperativo que se realice una investigación exhaustiva sobre la psique y la naturaleza de los clientes para asegurarse de entregar lo que se requiere.
Mantener una actitud de 'usted':Concéntrese más en lo que está ofreciendo en lugar de centrarse en sus propios requisitos personales. Para que la gente entregue, tienes que hacerlo tú mismo. Cualquier relación sana es una transacción de toma y daca, es decir, pones el 60% del trabajo y esperas un retorno del 40% y viceversa.
Lenguaje fácil de entender: use un lenguaje que sea apropiado y evite una jerga densa que pueda molestar a su audiencia. Siempre, asegúrese de ser coherente y "fácil de usar" en su enfoque. Se requiere una comprensión profunda de su audiencia para asegurarse de que está entregando lo que la audiencia probablemente preste atención. También es necesario utilizar palabras clave que tengan más probabilidades de atraer la atención de su audiencia.
Analice las variables y los beneficios:Finalmente, discuta qué beneficios es probable que la audiencia deduzca del arreglo propuesto antes de los costos y requisitos de dicho arreglo. Hablar primero de lo primero orientará a la audiencia hacia los beneficios y romperá cualquier barrera y los mantendrá interesados ​​en su propuesta antes de pasar a la parte difícil, que es discutir los costos. Además, sea honesto y responda todas las preguntas que puedan surgir en la mente del lector mientras lee el mensaje.