¿Puede explicar brevemente, elegir sus ideas, recopilar sus datos y organizar su mensaje en el proceso de preparación de mensajes comerciales eficaces?

Teniendo en cuenta el propósito y el receptor de su mensaje, debe elegir las ideas para su mensaje. Si está respondiendo una carta, subraye los puntos principales para discutir y escriba sus ideas al margen. Si está escribiendo un mensaje no solicitado o complejo, comience por escuchar las ideas a medida que se le ocurran y luego elija las mejores para su receptor. La elección de ideas depende del tipo de mensaje a comunicar. Una buena preparación es la clave para presentar sus ideas a los demás.

Después de elegir las ideas que se incluirán en el mensaje, debe preguntar si necesita hechos específicos, cifras, citas u otra forma de evidencia para respaldar sus puntos. Asegúrese de conocer las políticas, los procedimientos y los detalles del producto de su empresa si su mensaje los requiere. Siempre debe verificar sus datos sobre los nombres de las fechas, direcciones y estadísticas de las personas. A veces, es posible que deba incluir un folleto, una tabla, una imagen o una muestra de producto. Los hechos y las cifras hacen que las ideas sean tanto persuasivas como aceptables.

Antes de escribir su primer borrador, describa su mensaje mentalmente o en papel. El orden en el que presenta sus ideas es tan importante como las ideas mismas. Los mensajes desorganizados y divagantes a menudo parecen descuidados, confusos y sin importancia. Por tanto, la presentación de ideas requiere una buena formación intelectual para ordenarlas de forma lógica y sistemática.