Una base de datos es importante porque realiza un seguimiento de todos los archivos en un sistema de información basado en computadora. Las bases de datos se utilizan para almacenar y clasificar datos, como hojas de cálculo, documentos de Word y correspondencia. Existen diferentes tipos de bases de datos; por ejemplo, software como Microsoft Project permite a los empresarios realizar un seguimiento de los cronogramas de los proyectos a través de una base de datos detallada de varias capas que contiene datos alfanuméricos. El software de proyectos también permite a los usuarios ingresar consultas que pueden traer información específica en una base de datos. Esta aplicación también cuenta con una herramienta genial para crear formularios profesionales que permite a cualquier usuario que tenga privilegios en el sistema buscar datos específicos de sus bancos.
Mantener todos los datos en un solo lugar puede ser una excelente manera de organizar toda la información relevante en un sistema basado en computadora. Sin una base de datos, los archivos pueden desorganizarse y puede ser difícil encontrar información y comparar hechos de diferentes archivos. Al nombrar los archivos con precisión y almacenarlos en una base de datos, las bases de datos fáciles, organizadas y seguras (estas bases de datos pueden protegerse con contraseña) ofrecen muchos beneficios a sus usuarios.
Algunas bases de datos cuentan con un formato de hoja de cálculo enorme, donde los usuarios ingresan datos, como fechas, números, cantidades en dólares y nombres cada vez que reciben nueva información. De hecho, este tipo de sistemas basados en entradas son muy populares y son utilizados todos los días por muchas corporaciones, pequeñas empresas y otros tipos de empresas. Un ejemplo de este tipo de sistema sería una base de datos que almacena información de correo directo para una empresa; esta base de datos especial contendría nombres, direcciones y códigos postales para todos en el registro de clientes de una empresa. Cuando es necesario enviar promociones, la base de datos se puede utilizar para organizar envíos e imprimir etiquetas.
Como puede ver, las bases de datos ofrecen muchos beneficios prácticos y tienen muy pocos inconvenientes para los usuarios. A menudo, los programas de software populares cuentan con bases de datos integradas y convenientes para organizar la información.