Una carta circular es un tipo de carta que se escribe para compartir una información en particular con una audiencia muy grande. El propósito de una carta circular es muy diferente de una carta personal, que solo se usa para enviar información a una o quizás dos personas.
El propósito principal de una carta circular es anunciar o revelar nueva información o quizás aclarar ciertas políticas en una situación política. A continuación se muestran algunos pasos sobre cómo escribir una carta circular.
- Paso uno. Lo primero que debe hacer cuando intenta escribir una carta circular es asegurarse de conocer bien a su público objetivo. Para este tipo de carta, el número de lectores será muy amplio, por lo que puede ser bastante difícil determinar qué nivel de conocimiento tiene su audiencia. Para esta situación, debe pensar en la mayoría de sus lectores y adaptar su carta a ellos.
- Segundo paso. Luego, debe pensar en la diferencia entre las letras circulares externas e internas. Se distribuirá una carta externa entre los clientes o el público en general. Mientras que una circular interna se distribuiría entre un grupo más grande, sin embargo, se limita a ese grupo.
- Paso tres. Cuando se trata de escribir la carta, debes pensar en el tono y la voz exactos que son adecuados para la carta que estás escribiendo. Por ejemplo, solo use un tono severo cuando sea completamente necesario, como abordar la tardanza, pero no es apropiado para una carta a los clientes.
- Paso cuatro. Tenga cuidado con el contenido de su carta. Asegúrese de escribir únicamente sobre información que haya sido autorizada para ser distribuida. Debido a que algunas cartas circulares se distribuirán a una gran audiencia, no sería prudente revelar información de contacto confidencial.