Suponiendo que se esté refiriendo a los sistemas tradicionales de administración de archivos en las computadoras, hay una serie de razones por las que las personas pueden sentir que esta forma de organizar los datos tiene sus problemas. El sistema de gestión de archivos es como alguien que organiza su papeleo en una oficina.
A menudo, con la organización, el sistema utilizado tiene sentido para la persona a cargo, pero puede parecer caótico para quienes están fuera, ya que en realidad solo esa persona sabe dónde se almacenan los archivos. Al igual que los papeles esparcidos por todo un escritorio, a menudo hay un desperdicio de espacio de almacenamiento potencial y esta es una de las varias críticas dirigidas al sistema de administración de archivos tradicional. Algunos de los problemas incluyen:
- La redundancia de datos a menudo se considera una falla del entorno de administración de archivos, ya que muchos se quejan de que muchos de los datos disponibles en una computadora no se utilizan, principalmente debido a la forma poco ortodoxa de almacenar archivos.
- La falta de seguridad también se considera un problema con este sistema. Los archivos se pueden mover, transferir o incluso renombrar fácilmente. Dado que todos los documentos son fácilmente accesibles, esto facilita que un pirata informático potencial encuentre la documentación que está almacenada en un lugar en particular.
- También existe la preocupación de que el sistema de administración de archivos tradicional dé como resultado una falta de coherencia cuando se trata de almacenar datos, aunque esto depende en gran medida del usuario y la naturaleza de los datos que están archivando.