Kelli
Ventajas
· Procesamiento de información más rápido y eficiente;
· Generación automática de documentos contables como facturas, cheques y estados de cuenta;
· Con las mayores reducciones en el costo de hardware y software y la disponibilidad de paquetes de software de contabilidad fáciles de usar, es relativamente más barato como mantener un sistema de contabilidad manual;
· Se puede producir información más oportuna;
· No más procesamiento manual de los datos - todos se contabilizan automáticamente en los distintos libros / cuentas y
· Se pueden generar muchos tipos de informes útiles para que la gerencia tome decisiones
Las principales ventajas de informatizar las actividades de la organización empresarial son las siguientes:
Ventajas:
Velocidad: la informatización ayuda a procesar los datos colocados en varios archivos de datos en muy poco tiempo. Esto es posible debido a la alta velocidad de las computadoras para procesar datos y la CPU de la computadora funciona a la velocidad de la electricidad, que es la velocidad más alta jamás alcanzada.
Precisión: Los datos procesados por la computadora son muy precisos. Los programas escritos en el sistema verifican y controlan los datos antes y durante el procesamiento. Detecta datos no válidos y garantiza un alto grado de precisión y fiabilidad de los informes de salida.
Flexibilidad: las computadoras digitales modernas se pueden utilizar para una variedad de propósitos. Por ejemplo, procesamiento en línea, multiprogramación, etc.
Elección de la configuración: Hay una amplia gama de periféricos disponibles para muchos sistemas informáticos, que permiten a la organización empresarial seleccionar aquellos que más se adapten a sus requisitos de procesamiento.
Capacidad de almacenamiento: se pueden almacenar, acceder y modificar cómodamente grandes volúmenes de datos.
Información de gestión: Pueden utilizarse para proporcionar información de gestión útil para el control y la toma de decisiones.
Procesamiento de datos: la computadora ha eliminado la pesada restricción del procesamiento de datos con el sistema manual y ha abierto nuevas vías para la planificación, el control y la experimentación de datos.
Volumen: las computadoras pueden almacenar volúmenes de datos y pueden recuperar la información deseada rápidamente. Esto es muy útil en áreas como seguros, cuentas bancarias, etc., donde se maneja una gran cantidad de documentos todos los días.
Base de datos: instalaciones informáticas para el establecimiento de una base de datos. Esta base de datos integra registros de datos y reduce la redundancia de datos.
Reducción del papeleo: el uso de computadoras para el procesamiento de datos ha ayudado a la dirección de las organizaciones comerciales a hacer frente al creciente problema del manejo del papel. Las computadoras han acelerado el proceso y han eliminado las necesidades de papel mediante el almacenamiento de datos en bases de datos y archivos elaboradamente construidos.
Costo reducido: aunque la inversión inicial para instalar una computadora es alta, reduce sustancialmente el costo de cada una de sus transacciones. La reducción de costos se produce debido al procesamiento de datos enormes y al mantenimiento de registros.
Facilita la preparación de informes: La computadora facilita la preparación de varios tipos de informes requeridos por los ejecutivos de la organización con el propósito de tomar decisiones y controlarlos.
Reducir los requisitos de espacio: el uso de la computadora para actividades de oficina reduce los requisitos de espacio de oficina que de otro modo se requerirían.
Reduce el requisito de mano de obra: El número de personas necesarias para realizar diversas actividades organizativas se reducirá mediante el uso de un sistema informático.
Mayor capacidad para realizar cálculos: las computadoras realizan cálculos con una velocidad muy alta.
Diligencia: Al ser una máquina, no sufre de aburrimiento, cansancio o falta de concentración, incluso si millones de cálculos deben ser realizados por una computadora. Realiza los cálculos con la misma precisión y velocidad.
Desventajas:
· Los cortes de
energía, los virus informáticos y los piratas informáticos son los problemas inherentes al uso de sistemas computarizados;
· Una vez que se ingresan los datos en el sistema, automáticamente se obtienen los resultados, por lo que los datos que se ingresan deben ser validados para su precisión e integridad, no debemos olvidar el concepto de GIGO (Entrada de basura (Entrada) Salida de basura (Salida) y
· El sistema de contabilidad no está configurado adecuadamente para cumplir con los requisitos de la empresa debido a un software o hardware inadecuado o mal programado, o problemas de personal pueden causar más estragos y
· Peligro de fraude informático si el nivel adecuado de control y seguridad, ya sea interno o externo, no sea el adecuado sido instituido.
Aryanna
En
el momento en que los lugares de trabajo reciben medios informáticos y en línea para su
documentación, respalda sus niveles de esfuerzo coordinados.
Los registros en papel siempre son susceptibles a errores humanos. Cuando
los empleados tratan con cientos de archivos en papel cada día, hay
posibilidades o algunos errores. Un empleado cansado puede presentar involuntariamente un documento
en el expediente incorrecto o puede llenar los registros incorrectamente. El procesamiento de datos informáticos a través de sistemas de gestión de documentos previene tales errores humanos.