¿Cómo escribo una nota de entrega?

Escribir una nota de entrega es simple y probablemente más fácil de lo que cree. Debe incluir lo que está entregando, a quién y por qué. También deberá incluir los nombres de las personas; activos y empresas involucradas para garantizar que todo pueda solucionarse si alguna vez va a haber algún problema. También es muy importante incluir las fechas, ya que nunca tendrá que discutir sobre cuándo se escribió la nota de entrega y por qué.

Siempre que tenga toda esta información incluida, puede estar seguro de que no habrá ningún problema con la nota y de que todas las partes estarán contentas con la forma en que se puede tratar. Depende de usted la cantidad de detalles que desee incluir en la nota para asegurarse de que no se pierda nada.

Si desea agregar tanta descripción como sea posible, puede hacerlo, sin embargo, puede estar seguro de que una nota de entrega aún será exitosa si tiene solo la cantidad básica de información, pero es completamente su decisión con respecto a cuánto tiempo desea gastar y cuánta información desea incluir.

Una vez que tenga todo en su lugar con respecto a la nota de entrega, deberá asegurarse de que todas las partes hayan leído la nota y estén felices de firmarla para aclarar que la entrega de los activos ha sido mutua y exitosa. Esto garantizará que no haya ningún problema en el futuro, ya que todos han aceptado claramente los términos y condiciones que figuran en la nota y que no han planteado ningún problema antes de firmar.

Los puntos que deben cubrirse en una carta de traspaso
Escriba el nombre del objeto / activo / puesto que está entregando junto con el nombre de la persona a quien lo está haciendo. Escriba la fecha a partir de la cual sería efectiva la cesión del activo o posición. También debe adjuntar a la carta cualquier documento o llave que deba entregarse a esa persona y mencionar los nombres de todos los objetos incluidos en la carta. Aparte de todo esto, incluya una copia duplicada de la carta y solicite al destinatario que la firme y se la envíe como prueba de su recibo.

Al cierre mencione que cualquier consulta puede ser dirigida a usted. Proporcione su dirección y datos de contacto al final de la carta donde firma su nombre.

A. Modelo de nota de entrega

Destinatario: (en la agencia contraparte o agencia coordinadora)

Título de la actividad:

Notificar que la actividad de [nombre de la actividad] ya se ha completado de acuerdo con el acuerdo expresado en el memorando de entendimiento con fecha de [incluir fecha] . Incluya una referencia al estado de la actividad completada y las disposiciones para su sostenibilidad (por ejemplo, disposiciones de capacitación y mantenimiento continuo). Arreglos de referencia establecidos o propuestos para las responsabilidades actuales del gobierno asociado (agencia) a este respecto.

Refiérase brevemente a los activos adquiridos durante la vida de la actividad y disponibles para su transferencia al gobierno asociado (agencia) según se acuerde mutuamente. Consulte el párrafo pertinente del MOU que indica que estos activos ahora son propiedad del gobierno de [insertar el nombre del país]. Adjunte lista detallada de activos.

Solicite la firma del representante gubernamental apropiado, que signifique la aceptación de los activos, y solicite que uno de los originales firmados sea devuelto al correo.

Nombre y firma del funcionario autorizado de AusAID

Fecha

Nombre y firma del funcionario autorizado de la agencia gubernamental asociada

Fecha

Nota: Adaptado del sitio web de Australian Aid

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Es fácil escribir y desarrollar notas adecuadas para la distribución. Lo he hecho muchas veces durante mis estudios. Mira, tienes que ser asiduo en este sentido. En primer lugar, haga una lista de los temas que está buscando. Luego continúe y vuelva a verificar esa lista. Actualice esa lista después de una discusión adecuada con sus compañeros de insignia. Obviamente, lo guiarán en la actualización. Comparta sus acciones con otros. Sin duda, aparentemente te ayudará de muchas maneras.
Luego, debe buscar notas del año pasado para ese propósito. Más adelante, puede que le resulte fácil comparar sus notas con las pasadas. Desarrolle e incremente las notas con la ayuda de material relevante. No opte por cosas irrelevantes y no correspondidas, ya que será una pérdida de su precioso tiempo. Debe intentar escribir sus propias notas con la ayuda de conferencias, notas de clase, libros y búsquedas en Internet. Hoy en día, Internet juega un papel vital en la educación de las comunidades. No debe evitar su valor para la entrega de notas. Espero que ahora puedas trabajar para repartir notas de forma activa. ¡Buena suerte!