Für Rezeptionisten gibt es im Allgemeinen zahlreiche Dokumente, mit denen sie regelmäßig umgehen. Diese können natürlich je nach Art des Arbeitsbereichs, in dem die Rezeptionistin beschäftigt ist, unterschiedlich sein. Einige der allgemeinen Dokumente, die von einer Empfangsdame bearbeitet werden, sind jedoch Briefe, Rechnungen, Termine, Kontaktdaten, Memos und Quittungen.
Alle Briefe, die im Laufe des Tages in der Einrichtung eingehen, können mit hoher Wahrscheinlichkeit bei der Empfangsdame landen. Vor allem, wenn es sich um eine Empfangsdame für ein Mitglied der Geschäftsleitung handelt. Die Briefe könnten bei der Empfangsdame verbleiben, damit sie sie später weitergeben kann.
Rechnungen für Bestellungen müssen möglicherweise von einer Rezeptionistin geprüft und protokolliert werden. Auf diese Weise können sie genaue Aufzeichnungen darüber haben, was im Laufe des Geschäftstages passiert ist.
- Wie die Rezeptionistin andere Korrespondenz koordiniert
Alle Termine, die mit Mitgliedern der Geschäftsleitung vereinbart wurden, werden höchstwahrscheinlich in einem Dokument festgehalten, das eine Empfangsdame bearbeiten kann. Die Empfangsdame kann diesem Mitglied der Geschäftsleitung dann helfen, ihren Tagesplan zu orchestrieren. In ähnlicher Weise können Visitenkarten oder andere Kontaktdaten bei der Empfangsdame hinterlassen werden. So können sie zu einem günstigeren Zeitpunkt weitergegeben werden.
Memos werden sehr wahrscheinlich von der Rezeptionistin bearbeitet. Diese Memos müssen möglicherweise kopiert, gefaxt oder innerhalb des Gebäudes ausgegeben werden, und dies kann von der Empfangsdame verlangt werden.
- Rezeptionisten fungieren fast als Zwischenhändler
Schließlich werden die Quittungen für alle Pakete oder Bestellungen, die im Gebäude eingegangen sind, höchstwahrscheinlich irgendwann von der Rezeption bearbeitet. Obwohl das endgültige Dokument sehr wohl bei der Finanzabteilung landen kann, wird die Empfangsdame höchstwahrscheinlich eine Notiz machen und die Quittung und die Gesamtkosten protokollieren.