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Die häufigsten Schwachstellen in den internen Kontrollsystemen der Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich in vier Kategorien einteilen: Risiken, Auswirkungen, Minderung und Überwachung. Jede dieser Kategorien weist eine Reihe von Schwächen auf, die bei der Organisation eines Gehaltsabrechnungsprozesses berücksichtigt werden müssen. Zu wissen, wie man diese Probleme angeht, kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Verlusten im Laufe der Zeit zu verringern.
• Risiken – Zu den Risiken innerhalb des internen Kontrollsystems für die Gehaltsabrechnung gehören eine Reihe von Problemen der Finanzberichterstattung. Diese Probleme können als Unterbewertung der Zuverlässigkeit der Gehaltsabrechnung und der Leistungen an Arbeitnehmer oder als Fehlklassifizierung der Arbeitskosten erkannt werden. Betriebliche Ineffizienz kann auftreten, wenn auf der Gehaltsliste noch Schein- oder gekündigte Mitarbeiter vorhanden sind. Jegliche Verstöße gegen die bundesstaatlichen und staatlichen Lohn- und Arbeitszeitgesetze können die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beeinträchtigen.
• Auswirkungen – Die Probleme der finanziellen, rufbezogenen und rechtlichen Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnungssysteme variieren je nach Umfang, Zeitpunkt und Art. Um diese Auswirkungen richtig anzugehen, ist es notwendig, sie wirklich zu verstehen. Fehler in der Finanzberichterstattung können zu schlechten Managemententscheidungen führen, die sich wiederum negativ auf Stakeholder und Investoren auswirken können. Auch hier können Zahlungen an Phantommitarbeiter die Liquidität negativ beeinflussen und die Steuerbelastung erhöhen.
• Minderung – Bei der Implementierung von Lohn- und Gehaltskontrollsystemen müssen Unternehmen sehr darauf achten, dass die Vorteile die Kosten nicht überwiegen. Klassifikationsprobleme können identifiziert werden, indem die Arbeitsklassifizierung der Mitarbeiter zwischen direkten und indirekten Kosten überprüft wird, während eine angemessene Schulung des Managements und der Vorgesetzten dazu beitragen kann, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern. Wenn die Aufgabentrennung nicht kosteneffizient ist, müssen Unternehmen möglicherweise eine Überprüfung auf höherer Ebene durch das Management durchführen, bei der sie die Genehmigung von Gehaltssätzen, Stellenwechsel und Kündigungen in Betracht ziehen.
• Überwachung – Ohne die Überwachung des Designs und der Wirksamkeit der Gehaltsabrechnungskontrollen im Laufe der Zeit ist es möglich, dass jedes interne Kontrollsystem ineffektiv wird. Dies liegt an den Veränderungen, die sich im Laufe der Zeit im Personal- und Geschäftsprozess durch unsachgemäßes Management ergeben.