Mary Jane
Probleme mit einem Gehaltsscheck können die Budgetierung eines Mitarbeiters für den Monat durcheinander bringen. Über- oder unterbezahlt und zu früh oder zu spät zu sein, ist nicht nur äußerst ärgerlich, sondern kann auch dazu führen, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden und Zahlungen ausbleiben. Die häufigsten Probleme bei manuellen Abrechnungssystemen sind darauf zurückzuführen, dass die Fehlerquote viel höher ist als bei anderen Systemen.
Da ein manuelles Gehaltsabrechnungssystem komplett von Hand durchgeführt wird, gibt es viele Punkte, an denen durch menschliches Versagen etwas schief gehen kann. Eine Person führt alle Stundenzettel, Steuern, Löhne, Kontrollen, Überprüfungen und Aufzeichnungen durch, und es gibt viele kleine Berechnungen, die leicht falsch sein können, die später zu weitaus schwerwiegenderen Problemen führen. Die Tatsache, dass eine manuelle Gehaltsabrechnung von Hand erfolgt, kann zu Haftungsproblemen führen. Wenn eine Person das Gehaltsabrechnungssystem verwaltet, ist alles, was schief geht, in ihrer Verantwortung, d. h. sie muss die Konsequenzen tragen. Wenn es irgendwelche Steuerfehler gibt, kann die Person Strafen von der Regierung ableiten. Ein manuelles Gehaltsabrechnungssystem kann nur dann wirklich erfolgreich und effizient eingesetzt werden, wenn es nur für eine Handvoll Mitarbeiter gilt.
Um die Probleme menschlicher Fehler zu vermeiden, ist es möglich, ein alternatives Abrechnungssystem zu implementieren. Mitarbeiter, die in der Organisation installierte Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, können firmeninterne computergestützte Gehaltsabrechnungssysteme betreiben. Obwohl dieses System genauer ist, können die Kosten für den Betrieb der Software und die Einstellung des Personals zur Nutzung hoch sein. Ein Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung an einen externen Anbieter auszulagern. Gegen eine geringe Gebühr übernimmt der Anbieter alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen und haftet vollumfänglich. Externe Anbieter können Probleme verursachen, aber der Arbeitgeber erfährt möglicherweise erst am Zahltag davon - etwas, das die Mitarbeiter frustriert.