Was sind die Aufgaben einer Empfangsdame?

Eine Empfangsdame hat viele Aufgaben, die von freundlich und höflich bis hin zu anderen definierten Aufgaben wie der Organisation von Arbeitsaktivitäten, der grundlegenden Buchhaltung und der Aktualisierung des Managements über geplante Termine und Besprechungen reichen. Eine Rezeptionistin ist ständig beschäftigt und eine der Hauptaufgaben besteht darin, Anrufe zu beantworten.

Um Empfangsdame zu werden, muss der jeweilige Kandidat mindestens ein Abitur haben. Obwohl die Qualifikation einer Empfangsdame vergleichsweise niedriger ist als in anderen Berufen, haben Empfangsdamen mehr Aufgaben als jeder andere Beruf.

Eine Empfangsdame hat Aufgaben, die denen einer Sekretärin sehr ähnlich sind, mit dem Unterschied, dass eine Sekretärin die Arbeit ihres unmittelbaren Chefs verwalten muss, im Gegensatz zu einer Empfangsdame, die die Arbeit für die gesamte Organisation verwaltet. Daher muss eine Rezeptionistin zusätzlich zu den Qualifikationen über zusätzliche Qualitäten und Fähigkeiten verfügen, wie z. Selbstvertrauen, Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit und Gelassenheit.

Hauptaufgaben

Eine der Hauptaufgaben der Rezeptionistin besteht darin, die ankommenden Besucher des Unternehmens zu empfangen. Jeder, der zu einer Organisation kommt, passiert zuerst den Empfang, wo ihm mitgeteilt wird, ob die gesuchte Person da ist oder nicht. Eine Empfangsdame sollte die Berufs- und Telefonetikette befolgen, z. B. sich nicht auf Gespräche mit Besuchern einlassen und am Telefon höflich sein. 

Annahme von Anrufen

Eine Rezeptionistin ist nicht nur zuverlässig, sondern auch für die Annahme von Anrufen verantwortlich, und dies muss auf Etikette und professionelle Weise erfolgen. Er oder sie muss alle Anrufe an ihre jeweiligen Empfänger weiterleiten und alle Nachrichten an den Arbeitgeber zustellen.

Papierkram

Eine Menge Papierkram zu erledigen gehört zu den Aufgaben einer Empfangsdame. Eine Rezeptionistin muss sicherstellen, dass jeder Besucher das Register zu jeder Zeit ausfüllt und sich auch mit Fragen der Dateneingabe befassen.

Andere Aufgaben, die von einer Empfangsdame ausgeführt werden, umfassen; Termine vereinbaren, E-Mails und Faxe versenden, Gebühren einziehen, Reservierungen vornehmen und so weiter.

Die Hauptaufgabe einer Rezeptionistin (per Definition) besteht darin, Telefone zu beantworten und Besucher zu begrüßen (daher das Wortpräfix "Rezeption"). Heutzutage kann von Rezeptionisten erwartet werden, dass sie andere Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel: Dateneingabe, Ablage, Abtippen von Dokumenten und andere verschiedene Büroaufgaben. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie gebeten werden, Kaffee zu holen - oder Besorgungen zu machen (dies ist in einigen Unternehmen üblich).

Der Schlüssel zum Verständnis der Aufgaben eines jeden Jobs ist eine klare "Stellenbeschreibung", bevor Sie eine Position annehmen. Seien Sie immer bereit, in jeder Position flexibel zu sein (dies macht Sie zu einem wertvolleren Mitarbeiter). Wenn die Anforderungen an zusätzliche Arbeit es erschweren, das Telefon zu beantworten und Besucher (falls zutreffend) zu begrüßen, besprechen Sie dies höflich mit Ihrem Vorgesetzten.

Wenn Ihnen das, was Ihnen aufgetragen wird, unwohl ist, sollten Sie vielleicht eine andere Stelle suchen (was Ihre Entscheidung wäre).

Nehmen Sie das Telefon an, vereinbaren Sie Termine und geben Sie Nachrichten ab, legen Sie Papiere und E-Mails ab. Seien Sie freundlich zu allen, die hereinkommen

Reservierungen und Stornierungen für Gäste telefonisch per Brief, Fax oder E-Mail und persönlich vornehmen. Sie weisen auch Zimmer zu und geben Schlüssel an Gäste oder Träger aus

Ich bin eine administrative Rezeptionistin. Ich gehe ans Telefon, nehme Nachrichten entgegen, vereinbare Termine,
öffne und verteile Post, tippe Briefe, gebe Daten ein, lege ab, wenn Kunden einkaufen, erhalte ich die Schecks und gebe ihnen Quittungen, bestelle Material, plane Gäste für Vorstandssitzungen, kontaktiere Medien für Firmenveranstaltungen, lassen Sie bei Bedarf Plaketten gravieren, arrangieren Sie Catering für Abendessen, nehmen Sie jeden Tag Mittagsbestellungen entgegen, erledigen Sie Besorgungen und kochen Sie Kaffee.

Sehen Sie nett aus und lächeln Sie die ganze Zeit, unabhängig von der Situation. Vor allem - sehen toll aus, riechen toll. Und mach einfach weiter

Begrüßen und leiten Sie Kunden, beantworten Sie Telefone, unterstützen Sie möglicherweise Büropersonal, unterschreiben Sie für Pakete, leiten Sie eingehende Post weiter, halten Sie den Empfangsbereich sauber.

Zu den Aufgaben einer Empfangsdame gehören das Beantworten von Telefonen, das Leiten von Besuchern zu den Zielen, das Sortieren und Verteilen von Post sowie die Terminvereinbarung.

Ein Roboter zu sein und zu tun, was gesagt wird, bla wie langweilig, aber es ist ein ziemlich gut bezahlter Job, der hauptsächlich davon abhängt, wo Sie arbeiten (wie unternehmensweit)

Zur Unterstützung im Büro zur Verfügung stellen, suppervisor Veranstalter I - Typ zu tun Transkription Screening alle Anrufe
reisende Buchungen

Beantworten Sie das Telefon, nehmen Sie die Reservierung entgegen, checken Sie ein und aus für Gäste, kümmern Sie sich um das Gästeproblem, das ist alles die Pflicht der Rezeptionistin.