Ein Inter-Office-Memorandum sollte eine Liste von Personen enthalten, die den Inhalt des Memos einsehen dürfen; Wenn beispielsweise das büroübergreifende Memo zwischen Human Resources und Supply and Services gesendet wird, kann es wahrscheinlich vertrauliche oder sensible Elemente enthalten, und daher ist eine Namensliste ein wichtiges Element, um sicherzustellen, dass das büroübergreifende Memorandum an die richtigen Leute verteilt.
- Es sollte nichts Privates gepostet werden
Im Allgemeinen sollte der Inhalt eines Inter-Office-Memorandums nicht zu sensibel sein; Beispielsweise sollten Informationen über die Entlassung von Personen niemals auf diese Weise weitergegeben werden. Tatsächlich kann die Aufnahme falscher Informationen in ein zwischenamtliches Memorandum zu rechtlichen Schritten führen, wenn alles schief geht und die besprochene Person erkennt, dass ihre privaten Beschäftigungsinformationen an eine Gruppe weitergegeben wurden.
Zu den besten Inter-Office-Memos gehören eine richtige Mailingliste oder CC-Liste (für E-Mail-Übertragungen, die heute die Norm für Inter-Office-Memos sind) sowie praktische, nützliche Informationen, wie zum Beispiel das Protokoll einer Bürobesprechung. Normalerweise sind Besprechungen, an denen Personen aus verschiedenen Abteilungen und Niederlassungen teilnehmen, die besten Situationen, um ein Memo mit Protokoll zu erstellen. Manchmal liegt es in der Verantwortung von jemandem, diese Memos zu erstellen, nachdem er oder sie auch bei einem Meeting sorgfältig und detailliert protokolliert hat.
Im Grunde sind die CC-Liste und die wichtigsten Informationen im Text einer E-Mail wirklich alles, was Sie brauchen, um ein effektives und professionelles Inter-Office-Memorandum zu erstellen. Diese Art von Memos können jedoch von allen möglichen Personen gesehen werden, vom Poststellenmitarbeiter bis zum Präsidenten eines Unternehmens zu irgendjemandem.