Кеннеди
Самое главное - подумать о содержании пунктов повестки дня собрания. Включите только те элементы, которые соответствуют задаче или задачам, которые вы пытаетесь выполнить. Если вы попросите и включите в повестку дня других людей заранее, вы не только повысите их чувство участия, но и предотвратите их участие в собрании со скрытыми повестками дня. Разграничивайте цели по различным пунктам повестки дня, например, для вашей информации и для встреч или кратких отчетов, сделанных во время собрания. Во-вторых, заранее продумайте, как можно использовать повестку дня. Если, в конце концов, основная цель встречи - узнать идеи других людей, вы получите гораздо лучший ответ, если они смогут обдумать идеи до встречи.
Как правило, раздайте повестку дня за два-три дня вперед. Тогда у участников будет достаточно времени для подготовки, но они с меньшей вероятностью потеряют или забудут о повестке дня, чем если они получат ее слишком заранее. Если вы включите имена людей, ответственных за определенные разделы, другие участники могут добровольно поделиться информацией с этими людьми до собрания. Если вы включите ссылки на исходные материалы или отчеты, участники смогут ознакомиться с ними перед встречей.