Можете ли вы привести примеры негативных деловых писем клиентам?

Любое деловое письмо должно быть написано в официальном формате делового письма. Начните с написания вашего имени и адреса или названия компании и адреса в верхнем правом углу, а также имени и адреса человека, которому вы пишете, ниже, но слева вместе с датой.
Первый абзац должен быть положительным по отношению к тому, кого вы пишете. Это связано с тем, что вы, возможно, захотите вести с ними дела в будущем, поэтому вам следует делать все возможное, чтобы поддерживать позитивные отношения. На момент написания письма вы можете подумать, что это неважно, но вы всегда должны думать о будущем в бизнесе. Любой вид бизнеса чрезвычайно конкурентоспособен и представляет собой отрасль, в которой люди и предприятия быстро меняются и приспосабливаются. Контакты с максимально возможным количеством людей могут только принести пользу вашей компании.
Во втором абзаце вы должны указать причины того, что привело к негативному аспекту письма. Возможно, им не удалось заключить контракт, они могли не пройти собеседование, которое могло привести к трудоустройству, или их могли уволить. Какой бы ни была причина отрицательного письма, убедитесь, что вы прямо в своем описании. Вам не нужно извиняться, так как для письма будет веская причина, но вы должны полностью описать свои причины. Некоторые из ваших рассуждений, возможно, потребуется подкрепить доказательствами, поэтому включите их, если считаете, что это необходимо.
Вам следует закончить письмо еще одной положительной нотой, снова помня, что вы не знаете, что будущее принесет в бизнес, поэтому лучше оставаться в хороших отношениях с тем, кому вы отправляете письмо, на случай, если они могут помочь вам в будущем.

Поскольку вы не упомянули, о чем идет речь, о бизнесе или контракте, я структурирую письмо для вас, надеюсь, оно может помочь.

Сначала напишите вступительный абзац, похвалив обслуживание клиента или долгосрочные отношения между вами и клиентом.  Затем укажите причины негативных новостей, а затем перейдите к действительно плохим новостям и сообщите им, что производство виджета задерживается. 

После всех рассуждений и плохих новостей закройте письмо положительной пометкой, например, мы будем искать будущий контракт или так далее, но никогда не обещаем ничего, что не может быть выполнено.