Межведомственный меморандум должен содержать список лиц, которым разрешено видеть то, что написано в меморандуме; например, если служебная записка пересылается между отделами кадров и снабжения и обслуживания, вполне вероятно, что служебная записка может содержать конфиденциальные или деликатные элементы, и, следовательно, список имен является важным элементом в обеспечении того, чтобы межведомственный меморандум раздали нужным людям.
- Ничего личного не публиковать
В общем, содержание межведомственного меморандума не должно быть слишком деликатным; например, информация об увольнении кого-либо никогда не должна передаваться таким образом. Фактически, включение неверной информации в служебный меморандум может привести к судебному иску, если все пойдет не так, и человек, о котором идет речь, поймет, что его личная информация о занятости была передана группе.
Лучшие служебные служебные записки будут включать в себя надлежащий список рассылки или список копий (для пересылки по электронной почте, что сейчас является нормой для служебных служебных служебных записок), а также практическую полезную информацию, такую как протокол офисной встречи. Обычно встречи, на которых присутствуют люди из разных отделов и отделений, являются лучшими ситуациями для создания памятки с протоколом. Иногда создание этих записок входит в обязанности кого-то из сотрудников после того, как он или она будет вести тщательный и подробный протокол на встрече.
По сути, список CC и основная информация в теле письма - это все, что нужно для создания эффективного и профессионального межведомственного меморандума. Тем не менее, эти типы записок могут увидеть самые разные люди, от клерка почтового отделения до президента компании, поэтому следует уделить внимание деталям, включая тщательную проверку орфографии и грамматики, прежде чем что-либо будет отправлено. к любому.