Il existe un certain nombre de documents utilisés dans un département de magasins. Les plus importants d'entre eux sont :
Ce formulaire est un document qui montre les matériaux qui sont nécessaires pour effectuer des travaux spécifiques. Les matériaux doivent être surveillés et commandés à nouveau lorsque les niveaux deviennent bas. Ce formulaire est envoyé au service des achats et constitue en fait un bon de commande interne.
Un bon de commande est préparé par le service des achats, mais a son origine dans le service des magasins. Cela montre les matériaux que l'entreprise commande et comprend le volume de matériaux, ainsi que les détails de livraison attendus et la valeur des matériaux commandés.
- Bon de réception des marchandises
La note de réception des marchandises est le document qui montre les matériaux qui ont été reçus du fournisseur. Ceci est essentiel, car il compare le stock commandé avec le stock reçu.
Le service magasin utilise le bulletin de contrôle, une fois les marchandises reçues. La qualité de la marchandise est contrôlée et toute marchandise défectueuse ou inutilisable est consignée sur cette note. La note est ensuite transmise à la comptabilité afin qu'elle puisse demander un avoir pour la marchandise défectueuse.
- Note de retour de matériel
Le bordereau de retour de matériel est le document qui indique les matériels qui doivent être retournés, car ils sont défectueux ou ne peuvent pas être utilisés. Ce document est transmis du service production au service magasin.
Le grand livre des magasins est le document qui montre les matériaux qui ont été reçus et comprend également les articles en suspens d'une commande, ainsi que les coûts des matériaux.