Marguerite
Envoyez rapidement une réponse à une lettre de réclamation. Délai de réponse à une réclamation. Une réponse rapide donne au client le sentiment que l'entreprise est soucieuse de ses intérêts et soucieuse de régler la réclamation. Parfois, une enquête peut être nécessaire avant de procéder à un ajustement. Même dans ce cas, la plainte doit être immédiatement reconnue avec la promesse d'un ajustement à suivre dès que possible.
Analysez la plainte lorsqu'elle est reçue. Nous devrions voir si la plainte est correcte et justifiée ou non. Si la plainte est déraisonnable, nous devons le signaler poliment et d'une manière agréable. Si la plainte est authentique, nous devons l'admettre sans hésiter. Nous devrions prendre des mesures immédiatement pour rendre à Dieu la perte ou les dommages subis. Nous ne devons pas tenter de parvenir à un compromis. Remerciez le client, exprimez vos regrets et promettez de régler les problèmes.
Prenez chaque demande au sérieux. La lettre doit exprimer la sincérité de l'écrivain. Même la plus petite réclamation est très importante pour le client. Ce qui peut sembler une bagatelle à l'entreprise, peut avoir une importance énorme pour le client. Faites de votre mieux pour satisfaire le client autant que possible à la lumière de la justice envers le client et l'entreprise.
Si vous constatez que la plainte nécessite une enquête sur place en raison de sa prétendue qualité inférieure ou pour d'autres raisons, envoyez immédiatement votre technicien ou votre vendeur expérimenté pour s'en occuper personnellement et enquêter sur sa raison. S'il s'avère que le produit a été mal utilisé, cela peut être porté à la connaissance du client.