D'une manière générale, il y a quatre étapes, ou phases, qui ont lieu dans la comptabilité. Ce sont :
• Identification et enregistrement
• Tri et classification
• Résumé et présentation
• Interprétation
Dans la première étape, le comptable aura besoin d'accéder à tous les dossiers financiers et documents de l'entreprise ou de l'individu. Cela peut inclure des reçus, des factures et des pièces justificatives. À partir de ces articles, le comptable peut créer un journal contenant toutes les transactions financières de l'entreprise ou de l'individu.
À partir de ce journal, le comptable peut avoir une idée de combien d'argent est dépensé et gagné. Un comptable n'est pas autorisé à créer et à enregistrer des transactions qui n'ont pas eu lieu. En outre, un comptable ne doit pas omettre de supprimer des enregistrements du journal. Au lieu de cela, ils devraient apporter des modifications aux enregistrements dans le journal, ainsi que la raison pour laquelle la modification était nécessaire.
Dans la deuxième étape, toutes les transactions du journal doivent être triées et classées en différents groupes. Tout d'abord, comme indiqué ci-dessus, le comptable doit identifier si chaque opération représente un revenu ou une dépense.
Une fois que cela a été identifié, le compte doit lier la transaction avec le champ approprié au sein de l'entreprise ou de la vie de l'individu. Par exemple, dans la catégorie des dépenses, vous pouvez avoir des groupes pour les dépenses telles que les déplacements, le marketing et la production.
Dans la troisième étape, le comptable doit communiquer un résumé des chiffres qu'il a trouvés et comment il les a trouvés. Un logiciel informatique peut être utilisé pour créer des textes tels que des graphiques, des tableaux, des feuilles de calcul et des factures, ainsi que pour présenter les informations clairement dans un article écrit.
La dernière étape nécessite que le compte travaille en étroite collaboration avec l'entreprise ou l'individu afin de les rendre plus efficaces et d'augmenter leurs bénéfices. Par exemple, il peut y avoir des dépenses particulières que le compte juge trop élevées et qui doivent être réduites. Ils travailleront ensuite avec l'entreprise ou l'individu afin de proposer des méthodes et des processus pour réduire ces domaines de dépenses.
Les quatre phases de la comptabilité sont les suivantes :
L'enregistrement est la première phase de la comptabilité dans laquelle toutes les informations monétaires sont enregistrées afin de constituer un enregistrement pouvant être utilisé pour divers besoins. Les registres comptables sont utilisés pour les impôts, la budgétisation, les rapports et les plans d'affaires.
Sans enregistrer les transactions monétaires, il sera difficile de déterminer où une entreprise ou une personne a dépensé son argent. La comptabilité est utilisée dans des situations personnelles et professionnelles.
Pendant la phase d'enregistrement, les transactions doivent être classées en catégories. C'est à des fins fiscales. En fiscalité, il existe différentes catégories qui peuvent permettre de réaliser des économies.
Afin de déterminer combien on a dépensé dans chacune des catégories, il faut classer les enregistrements. Par exemple dans une entreprise, les fournitures de bureau peuvent être déduites des taxes. Les repas et les divertissements peuvent également être déduits.
Après la phase d'enregistrement et l'étape de classement vient la synthèse des différentes catégories en une feuille d'informations linéaire et plus lisible. À partir de celui-ci, on peut découvrir combien a été dépensé, ce qui a été conservé, ce qui a été payé, où et d'autres informations.
L'étape de synthèse rend l'interprétation des données d'autant plus facile. Il faut être capable d'interpréter les données pour découvrir ce qui peut changer, ce qui a changé et où la personne ou l'entreprise s'en va financièrement. Souvent, dans l'interprétation, on peut trouver des choses comme où l'on peut mieux budgétiser ou où l'on a besoin de trouver de l'argent pour l'année suivante.
Si vous l'examinez d'un point de vue commercial, il se peut qu'un équipement soit nécessaire. L'interprétation des données peut donc aider à trouver l'argent supplémentaire pour l'équipement. Il peut également être utilisé comme une phase pour déterminer les informations sur les stocks.
Les quatre phases de la comptabilité sont l'enregistrement, la classification, la synthèse et l'interprétation. Certaines personnes qui travaillent dans la finance disent souvent que la communication, bien qu'elle ne fasse pas officiellement partie des phases comptables, doit tout de même être considérée comme une étape importante. Cela signifie qu'une bonne communication doit être observée au cours des quatre phases du cycle comptable pour que les choses se déroulent le mieux possible.
• La première phase de la comptabilité est l'enregistrement qui peut également être appelé comptabilité. Au cours de cette phase, toutes les opérations financières intervenues au cours de l'exercice, quelle qu'en soit la période, doivent être enregistrées chronologiquement de manière systématique. La période comptable peut être mensuelle, trimestrielle ou à la fin de chaque année. Les bons livres et bases de données doivent également être utilisés.
• La deuxième phase de la comptabilité est la classification, ce qui signifie que tous les éléments et transactions financières doivent être triés, organisés et regroupés sous certains noms, catégories et comptes en fonction de la nature de la transaction, par exemple les frais de déplacement.
• La troisième phrase résume signifie que toutes les données doivent être résumées à la fin. Il est essentiel que ces données résumées soient faciles à comprendre pour les personnes qui travaillent au sein du service comptable et pour les personnes qui ne le sont pas, car ces fichiers peuvent être lus par des personnes de tous les services de l'entreprise. Des aides visuelles telles que des tableaux et des graphiques peuvent également être utilisées avec les données présentées.
• L'étape finale de la comptabilité est l'interprétation, c'est-à-dire où les gens examinent les données qui ont été enregistrées, classées et résumées et ils interprètent ces données. Ce faisant, les personnes examinant les données seront en mesure de prendre des décisions éclairées sur la situation financière d'une entreprise. Ces données seront également utilisées pour élaborer les futurs plans financiers de l'entreprise.