Camille
Les lettres commerciales sécurisent, promeuvent et maintiennent les affaires sans complications ; Les lettres commerciales nous servent de référence pour l'avenir. Chaque organisation devrait avoir à classer son courrier sortant et son courrier entrant et à les classer en fonction de leur objet dans un ordre chronologique. Les lettres commerciales servent à maintenir l'information correcte de l'organisation dans la perception du destinataire. Les lettres commerciales établissent et maintiennent des contacts sur une vaste zone élargissant véritablement la portée et l'étendue des affaires. Les lettres commerciales peuvent être utilisées comme documents juridiques dans les litiges. Toutes les lettres d'affaires font la promotion de la bonne volonté et rehaussent le prestige et l'image de l'organisation.
On peut énumérer les fonctions d'une lettre commerciale ainsi :
(a) Fonctions promotionnelles : Les organisations commerciales doivent se développer et s'agrandir, en améliorant la qualité de leurs produits, en produisant de nouveaux produits et en fournissant de meilleurs services. Les clients doivent être tenus informés par courrier de ces évolutions. Les organisations commerciales doivent élargir leur marché en exploitant de nouveaux domaines. L'expansion globale n'est possible que si l'organisation tient toutes les personnes concernées bien informées par des lettres qui encouragent les ventes et le service.
(b) Fonctions d'information : les lettres commerciales fournissent des données précieuses sur les politiques, les transactions et toutes les autres activités de l'organisation antérieures. L'entreprise moderne ne peut plus dépendre de la mémoire comme autrefois. Les lettres sont des références prêtes si elles sont disponibles. De nouvelles politiques peuvent être élaborées en étudiant les premières. Il est non seulement essentiel de maintenir une bonne correspondance mais aussi plus essentiel de les rendre disponibles dans les fichiers.
(c) Fonctions juridiques : les lettres commerciales peuvent fournir des preuves dans les litiges juridiques, le cas échéant, qui surviennent dans une transaction. Ils sont utiles comme documents juridiques dans les devis et les offres.
(d) Fonctions de bonne volonté : Les lettres commerciales favorisent la bonne volonté entre les parties traitant des affaires. Ils établissent une bonne relation entre les parties dans une transaction commerciale.
Toutes ces fonctions d'une lettre commerciale favorisent les ventes et améliorent l'image de l'entreprise. Ainsi, chaque lettre commerciale est une lettre de vente si elle sert les objectifs déclarés ou implicites.