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Les faiblesses les plus courantes des systèmes de contrôle interne de la paie peuvent être classées en quatre catégories : risques, impact, atténuation et surveillance. Chacune de ces catégories présente un certain nombre de faiblesses qui doivent être prises en compte lors de l'organisation d'un processus de paie. Savoir comment résoudre ces problèmes peut aider à réduire les risques de perte au fil du temps.
• Risques - Les risques au sein du système de contrôle interne de la paie incluent un certain nombre de problèmes de reporting financier. Ces problèmes peuvent être reconnus comme des sous-estimations de la fiabilité des salaires et des avantages sociaux ou comme des erreurs de classification des coûts de main-d'œuvre. L'inefficacité opérationnelle peut se produire s'il existe encore des employés fantômes ou licenciés sur la liste de paie. Toute violation des lois fédérales et étatiques sur les salaires et les heures peut compromettre la conformité réglementaire.
• Impact - Les problèmes d'impacts financiers, de réputation et juridiques sur les systèmes de paie varieront en fonction de leur taille, de leur calendrier et de leur nature. Afin de traiter correctement ces impacts, il est nécessaire de vraiment les comprendre. Les erreurs de reporting financier peuvent entraîner de mauvaises décisions de gestion qui, à leur tour, peuvent affecter négativement les parties prenantes et les investisseurs. Encore une fois, les paiements aux employés fantômes peuvent avoir un impact négatif sur les liquidités et augmenter les charges fiscales.
• Atténuation - Lors de la mise en œuvre de systèmes de contrôle de la paie, les entreprises doivent faire très attention à ce que les avantages ne l'emportent pas sur les coûts. Les problèmes de classification peuvent être identifiés en examinant les classifications de la main-d'œuvre des employés entre les coûts directs et indirects, tandis qu'une formation appropriée de la direction et des superviseurs peut aider à accroître la conformité réglementaire. Si la séparation des tâches n'est pas rentable, les entreprises peuvent avoir besoin d'effectuer un examen de gestion de niveau supérieur où elles envisagent l'approbation des taux de rémunération, des changements d'emploi et des licenciements.
• Surveillance - sans surveillance de la conception et de l'efficacité des contrôles de la paie au fil du temps, il est possible qu'un système de contrôle interne devienne inefficace. Cela est dû aux changements qui se produisent dans le personnel et les processus commerciaux au fil du temps à travers une gestion inappropriée.