Quelles sont les caractéristiques et les avantages du journal dans le système comptable ?

Le journal a les caractéristiques suivantes :
a) Le journal est la première étape réussie du système à double entrée. Une opération est d'abord enregistrée dans le Journal. Ainsi, Journal s'appelle le livre de l'entrée originale.
b) Une transaction est enregistrée le jour même où elle a lieu. Ainsi, le Journal est aussi appelé un Day Book.
c) Les transactions sont enregistrées chronologiquement. Ainsi, le Journal s'appelle le Livre chronologique.
d) Pour chaque opération les noms des deux comptes concernés indiquant lequel est débité et lequel est crédité, sont clairement inscrits sur deux lignes consécutives. Cela facilite la publication dans le grand livre. C'est pourquoi le Journal est appelé « Assistant au grand livre ».
e) La narration est écrite sous chaque entrée.
f) Le montant est inscrit dans les deux dernières colonnes, le montant du débit dans la colonne Débit et le montant du crédit dans la colonne Crédit.

Voici les avantages du Journal :
a) Chaque transaction est enregistrée dès qu'elle a lieu. Il n'y a donc aucune possibilité qu'une opération soit omise des livres de compte.
b) Étant donné que les transactions sont enregistrées dans le Journal chronologiquement avec narration. on peut facilement déterminer quand et pourquoi une transaction a eu lieu.
c) Pour chaque transaction, lequel des deux comptes concernés sera débité et quel compte crédité, sont clairement écrits dans le Journal. Ainsi, il n'y a aucune possibilité de commettre une erreur dans la rédaction du grand livre.
d) Étant donné que tous les détails des transactions sont enregistrés dans le journal, il n'est pas nécessaire de les répéter dans le grand livre. En conséquence, Ledger est bien rangé et bref.
e) Journal montre l'histoire complète de la transaction en une seule entrée.
f) Toute erreur dans le grand livre peut être facilement détectée à l'aide de Journal.

En raison de la subdivision, les livres ne peuvent pas être volumineux et il n'y aura donc aucune difficulté à les manipuler. Le travail comptable est réparti entre un grand nombre d'employés. Ainsi, le travail est fait correctement et rapidement et aucun travail n'est laissé en retard. Chaque employé peut être tenu responsable des erreurs commises par lui. Cela sert de prudence et de soins aux employés.

L'efficacité des employés augmente, en raison de la division du travail. En gardant le livre sous la garde de différents employés, les risques de fraude et de détournement sont minimisés. des transactions est très faible. Mais dans les grandes entreprises, le nombre de transactions est nombreux, un seul journal et un seul grand livre ne suffiront pas.

Cela causera beaucoup d'inconvénients si nous n'avons qu'un seul journal dans une entreprise à grande échelle, il n'est pas possible pour un seul comptable d'enregistrer toutes les transactions à temps. En revanche, il ne sera pas possible pour plus d'une personne d'utiliser simultanément le même journal avec pour conséquence que les travaux comptables prendront du retard.
Ainsi, dans une grande entreprise, un journal est divisé en plusieurs parties afin que plusieurs employés puissent travailler en même temps. C'est ce qu'on appelle la « subdivision du journal ».