Shaniya
Une lettre de réponse est une lettre écrite en réponse à une lettre de demande. Les lettres de demandes de renseignements et leurs réponses sont généralement des lettres commerciales écrites. Ils sont très importants. Si une demande est correctement traitée, elle apporte, par le biais d'une réponse, des informations commerciales précieuses. Cela peut aider à économiser de l'argent et à faire des profits. Si une réponse à une demande est rédigée de manière efficace, elle peut créer de la bonne volonté et augmenter les ventes. Chaque lettre de demande doit être traitée avec courtoisie, que les informations demandées soient fournies ou non. Les informations exactes, si elles sont disponibles, doivent être données brièvement mais complètement.
Lors de la réception d'une commande, un accusé de réception de son acceptation ou de sa confirmation doit être effectué immédiatement. C'est une marque de courtoisie ainsi que de bonnes relations d'affaires. En pratique, cependant, aucun accusé de réception n'est généralement fait lorsque la commande sert également à la confirmation.
Les accusés de réception des commandes des nouveaux clients et des clients réguliers doivent être rédigés différemment. Dans le cas d'un nouveau client, une lettre personnelle, l'accueillant dans la liste des clients satisfaits est la plus appropriée. Dans ce cas de client régulier, cependant, une lettre formelle peut être utilisée. Mais lorsque la commande est d'une taille inhabituelle, une lettre formelle est jugée inadéquate. Une lettre personnelle doit alors être écrite "remerciant le client pour son entreprise et le félicitant d'avoir si bien réussi à gérer la marchandise de l'entreprise vendeuse".