L'illustration de la communication est une boucle composée de quatre étapes différentes. Ces étapes sont l'expéditeur, le message, le destinataire et le retour. Le processus de communication voit qu'un message est envoyé de l'expéditeur au destinataire et un retour est envoyé du destinataire à l'expéditeur. Il démontre que tous les facteurs peuvent affecter la communication et qu'un processus de communication est considéré comme réussi si le message reçu est le même que celui qui a été envoyé. Le processus de communication suit donc les quatre étapes suivantes :
C'est le communicateur qui envoie le message. L'efficacité de l'expéditeur en tant que communicateur dépendra de deux facteurs principaux. La première est de savoir si l'expéditeur a une attitude positive. La seconde est la sélection par le communicateur de symboles significatifs. Ils devront s'assurer qu'ils ont sélectionné les bons symboles pour le bon public.
Le message est simplement une communication écrite, orale ou via des symboles ou des signaux.
C'est la personne qui reçoit le message. Ils le comprendront, lui donneront un sens et le traduiront en sens. Le récepteur est également un communicateur car lorsqu'il répond, il assume le rôle de communicateur. Une communication n'est considérée comme réussie que si la réaction du récepteur est celle que le communicateur attendait et voulait. Une communication efficace nécessite une compréhension et un sens partagés.
C'est la réaction qui est donnée par le récepteur. Cette réaction peut être verbale ou non verbale et peut prendre la forme d'une rétroaction externe ou interne. Cette rétroaction permet au communicateur d'ajuster son message afin qu'il soit plus efficace. S'il n'y a pas de retour, il n'y a aucun moyen de savoir si la communication a réussi ou non.